پاسخگوی خودکار ایمیل (راه نجات سایت شما)

در بین روش‌های مختلف برای برقراری ارتباط بین مراجعه‌کنندگان سایتتان با شما، یکی از روش‌های رسمی استفاده از ایمیل است. و ما مفصلا در مورد ساخت ایمیل سایت قبلا صحبت کردیم اما معمولا پاسخ‌دهی به ایمیل کمی طول خواهد کشید و حتی خیلی از افرادی که ایمیل ارسال می‌کنند امیدی به چک شدن این ایمیل‌ها ندارند. پاسخگوی خودکار ایمیل قابلیتی است که به شما کمک خواهد کرد این دید منفی را به کلی تغییر داده و به کسی که به شما ایمیل می‌فرستد این اطمینان را بدهید که ایمیل او بررسی خواهد شد و به‌زودی از طرف شما جواب خواهد گرفت. در ادامه بیشتر به بررسی این قابلیت خواهیم پرداخت.

 

پاسخگوی خودکار ایمیل چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟

اگر بخواهیم یک تعریف کلی از پاسخگوی خودکار به ایمیل ارائه دهیم می‌توانیم بگوییم: «پاسخگوی خودکار یا Auto Responder، قابلیتی است که پس از دریافت یک ایمیل تازه، به ارسال‌کننده پیامی مبنی بر دریافت این ایمیل ارسال کرده و متن از پیش تعریف شده‌ای را برای وی ارسال خواهد کرد.» در واقع کاری که این سرویس خواهد کرد این است، متنی که شما تنظیم کرده‌اید را به کسانی که به شما ایمیل زده‌اند ارسال می‌کند.

شما در این متن می‌توانید یک پیام تشکر، معرفی، تلفن تماس برای برقراری ارتباط راحت‌تر و یا زمان پاسخگویی را نوشته و به مخاطبان خود اطمینان دهید که از وجود این ایمیل اطلاع پیدا کرده‌اید. با این امکان قادر خواهید بود یک روش ارتباطی یک‌طرفه که ممکن است ارسال‌کنندگان از صحت و درستی کار خود بی‌اطلاع باشند را به یک ارتباط تقریبا دو طرفه و مطمئن تبدیل کنید.

در صورتی که فکر می‌کنید استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل یک کار غیرضروری و لاکچری است و اگر از آن استفاده نکنید مشکلی پیش نخواهد آمد، با مطالعه ادامه این متن، به نادرست بودن این حرف پی خواهید برد.

 

مزایای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل

Auto Responder یا پاسخگوی خودکار یکی از امکانات فوق‌العاده‌‌ای است که شما از آن برای برقراری ارتباط با مراجعه‌کنندگان خود استفاده می‌نمایید. مزایایی که استفاده از این سرویس برای شما خواهد داشت در متن زیر آمده است:

 

پاسخگویی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته

با استفاده از این روش شما قادر خواهید بود تا میزان پاسخ‌دهی را برای کار خود بالا ببرید، با این روش شما به هر ایمیلی که برایتان ارسال می‌شود پاسخ خواهید داد. البته ممکن است سوال پیش آید که یک ایمیل ازپیش‌تعیین‌شده چگونه می‌تواند به‌منزله یک پاسخ‌دهی خوب عمل کند؟ برای یافتن پاسخ این سوال می‌توانید به بخش بعدی همین مقاله مراجعه کنید.

 

اطمینان دادن به مشتری

چقدر به مشتری‌مداری اهمیت می‌دهید؟ چه میزان به این نکته باور دارید که باید با مشتری برخوردی مناسب داشت؟ تا چه میزان به دنبال جلب رضایت مشتریان خود هستید؟ این قابلیت به شما کمک می‌کند تا ارتباط خود را با مشتریان و مراجعان تا سطح بالایی بهبود دهید.

 

پایه یک ارتباط طولانی‌مدت با مشتری را بگذارید

وقتی که پاسخ‌دهی مناسبی از طرف شما صورت گیرد، پایه‌های اصلی شکل‌گیری یک ارتباط بلندمدت و دائمی برای شما برقرار شده است. با بهبود این رابطه و در اختیار گذاشتن آنچه که مشتری به‌عنوان یک ارائه‌دهنده خدمات خوب از شما می‌خواهد، می‌تواند برای شما یک مشتری دائمی و راضی را بسازد که این همان چیزی است که شما نیاز دارید.

 

زنجیره تبلیغ را بدون پرداخت هزینه متصل نگه دارید

وقتی که کسی برای شما پیامی را از طریق ایمیل سایت شما ارسال می‌کند قطعا سوال و یا مسئله‌ای مرتبط با محصولات و خدمات ارائه شده توسط شما دلیل آن بوده است. پس وقت آن رسیده که تبلیغات خود را تکمیل کرده و آنچه نیاز دارید تا مشتری شما در مورد شما بداند را در لحظه به او بگویید. از این طریق شما می‌توانید دقیقا به جامعه هدف خود تبلیغ خود را ارائه کنید. نکته مهم این است که شما برای این تبلیغ موثر هیچ هزینه‌ای را پرداخت نکرده‌اید.

 

مشتری را به سمت هدف هدایت کنید

با استفاده از این ایمیل شما می‌توانید کسی که مشتاق به خرید از شماست را به سمت فروش محصول هدایت کنید. برای این کار باید در هنگام تشکر از وی به ارائه لینک‌ها، تصاویر و یا اطلاعاتی که می‌خواهید مشتری از شما داشته باشد را در این پیام بگنجانید.

همان‌طور که دیدیم مزایا و مواردی که پاسخگوی خودکار ایمیل می‌تواند برای ما داشته باشد به هیچ عنوان چیز کمی نخواهد بود، و نمی‌شود از آنها چشم‌پوشی کرد. این مزایا به حدی برجسته هستند که استفاده از Auto Responder را به‌جای یک قابلیت اضافی به یک ضرورت تبدیل می‌کنند. اما باید دید که چگونه می‌توان به این اهداف دست پیدا کرد و پیامی که ما از طریق ایمیل خودکار برای مشتریان و مراجعان ارسال می‌کنیم چه چیزی باید باشد. در بخش بعدی به این مورد خواهیم پرداخت.

 

ویژگی‌های پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل

ما در بخش قبلی مزایای خوبی را برای استفاده از پاسخگوی خودکار ایمیل نام بردیم. اما اینکه شما از تمام این مزایا بهره‌مند شوید مسئله‌ای است که باید به آن توجه بیشتری شود. شما نمی‌توانید از یک پیام تشکر معمولی انتظار داشته باشید که همه این کارها را برای شما انجام دهد، و یا اینکه انتظار داشته باشید یک پیام کامل تبلیغاتی به‌عنوان یک هرزنامه و Spam در نظر گرفته نشود.

برای جلوگیری از بروز این مشکلات، شما باید به این نکته دقت کنید که تمام ویژگی‌هایی که لازم است برای ارزشمند شدن پیام خود رعایت کنید را مد نظر قرار داده باشید.

 

به مشتری اطمینان خاطر بدهید

لحن شما در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار یکی از مهمترین و تاثیرگذارترین برخوردهای شما خواهد بود. پس در نظر داشته باشید که چه چیزی را به مشتری می‌گویید و به چه صورت آن را عنوان می‌کنید. اگر در همین پیام به مشتری خود این اطمینان را بدهید که ایمیل ارسالی او برای شما مهم بوده است، و شما آن را بررسی خواهید کرد، نیمی از راه را طی کرده‌اید.

 

از رضایت سایر مشتریان بازگو کنید

به مشتری و مراجعه‌کننده خود این اطمینان را بدهید که او تنها کسی نیست که از طریق این روش ارتباطی قصد دارد با شما صحبت کند. مشتری باید بداند سایر کسانی که از این روش با شما ارتباط گرفته‌اند دست‌خالی برنگشته و به پاسخ مطلوب و خدمات مناسب خود دست پیدا کرده‌اند. اینکه به نظرات خوب سایرین اشاره داشته باشید نشان‌دهنده اعتمادبه‌نفس و خیال آسوده شما می‌باشد و به طرف مقابل شما اثبات می‌کند که شما یک ارائه‌دهنده خدمات یا محصول مطمئن هستید و نمی‌خواهید خود را به او قالب کنید!

 

مشتری را به سمت جایی ببرید که می‌خواهید

شما این قابلیت را دارید تا در پیام ارسالی از طریق پاسخگوی خودکار ایمیل، از لینک هم استفاده کنید. شما می‌توانید در این پیام با استفاده از این لینک‌ها کاربر را به سمتی ببرید که مطلوب شماست و محصولات و یا سرویس‌هایی را به او معرفی کنید که فکر می‌کنید خدمات ویژه شما به‌حساب می‌آیند، همچنین می‌توانید طرح‌های فروش و یا جشنواره‌هایی که دارید را معرفی نمایید.

 

ظاهر پیام را آراسته نگه دارید

توجه داشته باشید شما قابلیت ویرایش این پیام را دارید و می‌توانید یک ظاهر خوب برای آن بسازید، وقتی که ارسال پیام شما به‌صورتی باشد که توجه مشتری را جلب نکند، بی‌اثر خواهد بود. همین‌طور اگر یک پوستر و یا تراکت تبلیغاتی پرزرق‌وبرق را برای آنها ارسال کنید می‌‌تواند یک اسپم به نظر برسد. پس ظاهر پیام شما در اثرگذاری آن تاثیر مستقیم دارد و باید اصول صحیح تبلیغات در آن رعایت شود.

در صورتی که این موارد کلی را رعایت کنید، باید منتظر بهره‌وری از مزایای ذکر شده در بخش قبلی بمانید. اما کار دیگری هست که باید قبل از آن انجام دهید و آن هم تنظیم سیستم Auto Responder یا همان پاسخگوی خودکار ایمیل است. در بخش‌های بعدی راه‌اندازی این سیستم را روی دو کنترل پنل Cpanel و Directadmin بررسی خواهیم کرد.

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Cpanel

برای اینکه در کنترل پنل Cpanel سایت خود بتوانید از قابلیت Auto Responder استفاده کنید در ابتدا لازم است که کار ساخت ایمیل سایت را به انجام برسانید. بعد از اینکه شما ایمیل خود را ایجاد کردید، روی ایمیل ساخته شده، Auto Responder را فعال و از آن استفاده کنید. مراحل راه‌اندازی و تنظیمات این قابلیت به‌صورت زیر خواهد بود:

برای ورود به Auto Responder در Cpanel از طریق منوی Statistics روی گزینه Auto Responder کلیک کنید.

پس از وارد شدن به این بخش از طریق منوی کشویی نام دامنه‌ای که می‌خواهید برای ایمیل‌های آن پاسخگوی خودکار ایمیل را فعال کنید را انتخاب نمایید. در صورتی که دامنه انتخاب شده شما از قبل دارای سرویس‌های Auto Responder باشد شما آنها را در بخش پایینی صفحه مشاهده می‌کنید. دکمه آبی‌رنگ با برچسب Add Autoresponder به شما امکان ایجاد یک پاسخگوی خودکار تازه را خواهد داد.

برای ساخت Auto Responder جدید روی آن کلیک می‌کنیم. بعد از این کلیک شما وارد صفحه‌ای خواهید شد که از طریق آن می‌توانید اطلاعات مربوط به وضعیت نمایش و متن پیام ارسالی آن را ویرایش نمایید.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید این صفحه دارای فیلدهای زیادی است. اولین گزینه تب کشویی Character Set خواهد بود. این تب این امکان را به شما می‌دهد تا نوع و ساختار کاراکتری متن پیام را انتخاب کنید. مقدار پیش‌فرض این ردیف UTF-8 است که از زبان فارسی نیز پشتیبانی می‌کند.

دومین گزینه Interval می‌باشد که تعیین می‌کند شما می‌خواهید این پیام را پس از چه مدت برای بار دوم به یک آدرس ایمیل ارسال کنید. ممکن است شما دو یا چند ایمیل پشت‌سرهم از یک نفر دریافت کرده باشید. بدیهی است که ما دوست نداریم به ازای هر ایمیل ارسالی که ممکن است همه مربوط به یک موضوع باشند. یک ایمیل خودکار ارسال شود. این رفتار بیشتر شبیه به اسپم کردن و تبلیغاتی کنترل نشده و ماشینی است. پس می‌توانید تعیین کنید تا چه مدت زمانی دیگر به آن آدرس، ایمیلی داده نشود. شما این مقدار را به‌صورت ساعت وارد خواهید کرد و در صورتی که 0 را وارد کنید به این معنا خواهد بود که به ازای هر ایمیل یکبار پاسخ ارسال شود.

مرحله بعدی مربوط به وارد کردن آدرس ایمیلی است که می‌خواهید از آن برای ارسال پاسخ استفاده کنید. در قسمت اول شما می‌توانید یک عبارت را به‌عنوان بخش اول ایمیل وارد کرده و دامنه نیز در قسمت دوم قابل تعیین خواهد بود.

توجه داشته باشید شما می‌توانید دامنه ایمیل خود را از تمامی دامنه‌های دیگری که توسط منوی Cpanel هاست شما مدیریت می‌شوند انتخاب نمایید، و وابستگی‌ای به دامنه‌ای که می‌خواهید روی آن پاسخگوی خودکار ایمیل را پیاده‌سازی کنید، ندارد.

در بخش From شما قادر خواهید بود نام شرکت، سایت، واحد روابط عمومی و یا نام اپراتور مربوطه را درج کنید. در واقع در این قسمت شما قرار است ارسال‌کننده را معرفی نمایید که بنا به نیاز شما ممکن است هر کسی باشد.

در بخش Subject نوبت به ارائه موضوع ایمیل شما رسیده است. برای این بخش شما نیاز دارید تا یک موضوع خوب و جذاب برای ایمیلی که از طریق پاسخگوی خودکار ارسال خواهد شد پیدا کنید. توجه داشته باشید که تحلیل ویژگی‌هایی که در مرحله قبل معرفی کردیم برای پیدا کردن این عنوان بسیار مفید می‌باشد.

بعد از این مرحله شما یک گزینه قابل تیک زدن را می‌بینید که در صورتی که پیام شما حاوی کدهای HTML باشد می‌توانید از آن استفاده نمایید. انتخاب این گزینه برای زمانی که شما قصد دارید یک ایمیل طراحی شده با HTML و ویژگی‌های بصری زیبا را ارسال کنید بسیار مفید خواهد بود.

در قسمت Body نیز شما قادر به وارد کردن بدنه اصلی ایمیل خود هم به‌صورت متنی و هم به‌صورت کد هستید. هر آنچه که می‌خواهید به‌عنوان متن پیام شما نمایش داده شود باید در این قسمت قرار بگیرد.

در پایان نیز شما دو گزینه برای تعیین زمان شروع و زمان پایان سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خواهید داشت. با انتخاب گزینه‌های Immediately و Never شما سرویسی را فعال می‌کنید که از لحظه فشردن کلید آبی‌رنگ Create در پایین همین صفحه آغاز شده و تا زمانی که آن را به‌صورت دستی متوقف نکنید، پایان نخواهد یافت.  همین‌طور شما می‌توانید یک برنامه‌ریزی زمانی را از تاریخ‌های مختلف با انتخاب تاریخ شروع و پایان برای پیام موردنظر خود اعلام کنید.

 

آموزش استفاده از قابلیت پاسخگوی خودکار ایمیل در Direct Admin

در قسمت قبل دیدیم که به‌راحتی می‌توانیم این سرویس را روی Cpanel اجرا کنیم و آن را مورد بهره‌برداری قرار دهیم. اکنون اجازه دهید تا با هم به بررسی راه‌اندازی آن روی کنترل پنل Directadmin بپردازیم.

برای پیاده‌سازی سرویس پاسخگوی خودکار شما باید از طریق تب E-mail Manager وارد بخش Autoresponders شوید.

در این صفحه شما قادر خواهید بود تا تمامی سرویس‌های Autoresponder موجود روی پنل خود را مشاهده نمایید.

برای ایجاد یک پاسخگوی خودکار ایمیل جدید باید از طریق کلیک روی دکمه Create Autoresponder ادامه کار را دنبال کنید. که با این کار به صفحه زیر منتقل خواهید شد.

اکنون شما به صفحه ورود اطلاعات رسیده‌‌اید و می‌توانید اطلاعات موردنیاز خود را به‌صورت کامل در اینجا درج کنید. اجازه دهید تا به معرفی هر کدام از این فیلدهای ورود اطلاعات بپردازیم.

در فیلد اول یعنی Responder Address از شما درخواست می‌شود تا ایمیلی که می‌خواهید پیام‌های شما با آن نام فرستاده شوند تعیین نمایید. همان‌طور که مشاهده می‌کنید، برخلاف کنترل پنل Cpanel شما امکان تغییر دامنه برای این ایمیل را در کنترل پنل Directadmin ندارید.

فیلد دوم Subject Prefix نام دارد و ما نمونه این فیلد را در Cpanel نداشتیم. در این بخش شما متنی کوتاه را وارد خواهید کرد که در ابتدای موضوع و Subject اصلی پیام شما قرار خواهد گرفت و مشخص‌کننده این است که این ایمیل به‌صورت خودکار فرستاده شده است. عبارت Autoreply به‌عنوان پیش‌فرض برای این موضوع در نظر گرفته شده است. شما می‌توانید بنا بر نیاز خود آن را تغییر دهید، اما امکان حذف آن وجود ندارد.

در گام بعدی فیلد کشویی Reply Encoding را مشخص خواهید کرد که از طریق آن ساختار اصلی کاراکتری متن پیام را تغییر می‌دهید. در اینجا هم UTF-8 به عنوان یک پیش‌فرض تعیین شده است.

در فیلد بعدی که Content-Type نام دارد شما باید نوع پیام خود را مشخص کنید. در صورتی که می‌خواهید از متن ساده استفاده کنید گزینه text/plain و در صورتی که قصد دارید کمی آن را بهبود بخشیده و از طریق HTML امکانات بصری به آن اضافه کنید باید گزینه text/HTML را انتخاب کنید.

فیلد بعد این امکان را به شما خواهد داد تا تعیین کنید که پس از گذشت چه بازه زمانی‌ای پیام شما مجددا برای کسی که یکبار این پیام را گرفته و البته دوباره به شما ایمیل زده است ارسال شود. Reply Frequency شامل مقادیر ازپیش‌تعیین‌شده‌ای است که شما بر اساس استراتژی خود می‌توانید هر کدام را انتخاب نمایید.

فیلد بعدی محل قرارگیری متن پیام و بدنه اصلی ایمیل خودکار شما خواهد بود. در این بخش شما پیام خود را به‌صورت متن و یا به‌صورت کد HTML وارد می‌نمایید. البته توجه داشته باشید، برای این کار باید  Content-Type را بر اساس پیامی که می‌خواهید ارسال کنید مرتب نمایید.

در آخرین قسمت یک آدرس از نوع CC نیز می‌توانید تعیین کنید. این فیلد تعیین می‌کند که آیا می‌خواهید تمام پیام‌های ارسالی به‌صورت کاملا محرمانه به یک آدرس خصوصی که در اختیار کاربران و مشتریان شما قرار نمی‌گیرد فرستاده شوند یا خیر.

پس از اینکه اطلاعات موردنظر خود را وارد کردید با فشردن دکمه Save آن را فعال کرده و از سرویس پاسخگوی خودکار ایمیل خود استفاده کنید.

 

نتیجه‌گیری

راه‌اندازی یک سرویس که بتواند به مشتریان و مراجعان شما به‌صورت سریع و لحظه‌ای در هر ساعتی از شبانه‌روز پاسخ دهد لازم و ضروری است. اما اینکه پاسخ ارسالی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد و برای این کار باید چه نکاتی را رعایت کنید بسیار مهم است. شما به‌سادگی می‌توانید پاسخگوی خودکار ایمیل را روی کنترل پنل های Cpanel  و Directadmin نصب و راه اندازی نموده و از آنها استفاده نمایید. اما باید در نظر داشته باشید وقت کافی را برای طراحی پیام و متنی که می‌خواهید برای مشتریان خود بفرستید داشته باشید زیرا نقش تعیین‌کننده‌ای را برای شما ایفا خواهد نمود.