آیا می‌دانید اتصال ایمیل شرکتی به جیمیل به چه دردی می‌خورد؟! یکی از اصلی‌ترین و رسمی‌ترین روش‌هایی که یک شرکت و یا موسسه می‌تواند با کاربران خود ارتباط بگیرد استفاده از ایمیل است. سرویس‌های مختلفی وجود دارد که می‌تواند به شما یک آدرس ایمیل را ارائه دهد. اما آیا می‌توانید از این آدرس‌ها برای معرفی کسبوکار خود استفاده کنید. به طور قطع خیر! برای اینکه یک وجهه خوب به کسبوکار خود بدهید لازم است تا آدرس مربوط به خود را داشته باشید.
اما معمولا سیستم‌هایی که برای میل سرور استفاده می‌شود، کیفیت کافی را برای مدیریت ایمیل‌ها ندارند و استفاده از آنها خیلی دلچسب نیست. اتصال ایمیل شرکتی به Gmail یکی از مواردی است که می‌تواند در این موضوع به شما کمک کند. در ادامه این مقاله به آموزش چگونگی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail خواهیم پرداخت. اما قبل از آن لازم است تا کمی در مورد اینکه اصلا چرا باید به سراغ اتصال ایمیل شرکتی به Gmail برویم و این کار چه لزومی دارد صحبت خواهیم کرد.
فهرست عناوین
لزوم استفاده از ایمیل شرکتی
فرض کنید قصد انتخاب شرکت تبلیغاتی را دارید که به صورت حرفه‌ای کسبوکار شما را تبدیل به برندی معروف کند. بعد از سرچ‌های زیاد در گوگل و تحقیقاتی که انجام دادید یک شرکت حرفه‌ای و باتجربه را انتخاب می‌کنید. تصمیم به بستن قرارداد می‌گیرید. وقتی راه‌های ارتباطی با آن شرکت را بررسی می‌کنید با یک ایمیل ناشناس مواجه می‌شوید. مانند: saeed70@yahoo.com!
آیا باز هم تمایل به بستن قرارداد خواهید داشت؟
داشتن یک ایمیل حرفه‌ای در کسبوکار شما قطعا از اهمیت خاصی برخوردار است. در واقع اعتبار بیشتری به شما و مجموعه‌تان می‌بخشد. قطعا قبل از هر اقدامی در جهت برندینگ، نوع راه‌های ارتباطی شما از جمله ایمیل شرکتی از موارد مهمی است که باید به آن توجه کرد.
داشتن ایمیل شرکتی مانند داشتن لوگو و اسم شرکت از الزامات است. ایمیل شرکتی ایمیلی است که تحت نام دامنه ثبت شده به اسم شرکت شما باشد. آمارها نشان می‌دهد ۷۲ درصد افراد در کسب‌وکارها ارتباط ایمیلی را ترجیح می‌دهند. به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که تازه وارد عرصه‌ی رقابت شده‌اند و باید قدرتمندتر از دیگران ظاهر شوند.
مزایا و فواید ایمیل شرکتی
اگر بخواهیم از فواید ایمیل شرکتی به موارد گزینشی اشاره کنیم می‌توانیم موارد زیرا را نام ببریم:
۱ـ مدیریت
یکی از بزرگترین مزایای داشتن ایمیل شرکتی نسبت به سایر ایمیل‌ها، داشتن کنترل پنل است. در واقع مدیریت تمامی اکانت‌ها و تنظیمات لازم در اختیار شماست. شما از طریق این کنترل پنل می‌توانید اکانتی را حذف و یا اضافه کنید و یا پسوردی را تغییر دهید. حتی اکانتی را بلاک کنید. به طور مثال می‌توانید از همه‌ی ایمیل‌هایی که برای مخاطبانی خاص ارسال می‌کنید یک نسخه‌ی دیگر از آن را برای اکانتی خاص مثلا مدیر شرکتی معتبر هم ارسال کنید. مدیریت و کنترل‌هایی از این دست همه با وجود کنترل پنل برای شما مهیا می‌شود. این امکان در ایمیل‌های آزاد وجود ندارد. چون کنترل پنلی در اختیار شما قرار نمی‌گیرد.
۲ـ اعتباری بیش از قبل
داشتن ایمیل شرکتی اعتبار بیشتری به شما و شرکت‌تان می‌بخشد و همین مسئله در نگاه اول تاثیر زیادی در جهت جلب اعتماد مشتریان شما دارد.
۳ـ نظم و تفکیک آدرس ایمیل‌ها
قطعا داشتن ایمیل‌های مجزا برای واحد فروش، بخش پشتیبانی و فنی بیانگر شرکتی منظم و بزرگ است که برای خدمات بهتر و بیشتر به مشتریان خود، از قوانین خاصی پیروی می‌کند. به طور مثال به موارد زیر توجه کنید:
مربوط به واحد فروش: sales@yourdomain.com
مربوط به بخش پشتیبانی: support@yourdomain.com
مربوط به بخش فنی: IT@yourdomain.com
شما وقتی دامنه‌ای ثبت کرده باشید و ایمیل‌های خود را تحت آن دامنه ثبت کنید برای اسم‌گذاری قسمت اول آدرس ایمیل‌ها هیچ‌گونه محدودیتی ندارید.
۴ـ جلب اعتماد و اطمینان مشتریان
اگر شما با هویتی ناشناس و از طریق یک اکانت شخصی اقدام به ارسال ایمیل کنید، چندان جدی گرفته نمی‌شوید. چرا که هرکسی می‌تواند در google و یا yahoo اقدام به ساخت اکانت کند و تشخیص هویت آن شخص برای دیگران مشکل است. داشتن حساب ایمیل شرکتی ساده‌ترین روشی است که می‌توانید اعتماد مشتریان را به خود جلب کنید.
۵ـ خدمات پشتیبانی
با خرید دامنه و یا فضای میزبانی (چه به صورت هاست و یا سرویس ایمیل) شما از خدمات پشتیبانی این سرویس‌ها استفاده می‌کنید. خدماتی مانند حل مشکلات فنی، آموزش، بکاپ‌گیری و غیره را شامل می‌شود.
۶ـ لینک‌دهی به سایر ابزارهای بازاریابی
زمانی که شما وب سایتی دارید و ایمیل‌های خود را بر اساس نام دامنه وب سایت خود می‌سازید. به طور مثال اگر اسم وب سایت شما maralhost.com باشد ایمیل‌های شما هم تحت همین دامنه و در فضای هاست شما قرار می‌گیرد. مثلا info@maralhost.com
در این صورت هنگام ارسال ایمیل به مشتریان خود، ناخودآگاه نام برند خود را تکرار می‌کنید و همین باعث ماندگاری و بیشتر شناخته شدن شما می شود. در نظر داشته باشید که نام ایمیل شما قبل از @ مهم است و از عبارات غیرحرفه‌ای مثلا picture استفاده نکنید! می‌توانید بر اساس نوع کارکرد و یا تخصص مربوط به هر حوزه نام مناسب را انتخاب کنید. در ادامه‌ی مقاله به نحوه‌ی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail پرداخته‌ایم.
آموزش اتصال ایمیل شرکتی به Gmail
اتصال ایمیل شرکتی به Gmail شامل چند مرحله است که در ادامه به‌صورت کامل برای شما معرفی خواهد شد.
۱- پس از ورود به اکانت Gmail وارد بخش Settings شوید
و سپس در تب accounts and import گزینه‌ی Add another email address را انتخاب نمایید.
۲- ایمیلی که روی هاست خود دارید در کادر مربوطه وارد کرده و روی next step کلیک کنید.
۳- در این مرحله باید اطلاعات مربوط به ایمیل خود را به شرح زیر تکمیل کنید:
Username: آدرس ایمیلی که روی هاست دارید را در این بخش وارد کنید.
Password: پسورد ایمیلی که روی هاست دارید را در این بخش وارد کنید.
SMTP Server: اگر آدرس دامنه شما domain.com است باید mail.domain.com را وارد کنید.
روی گزینه Add Account کلیک نمایید.
۴- در این مرحله با زدن گزینه send verification یک ایمیل حاوی کد تایید برای ایمیلی که در هاست دارید ارسال خواهد شد.
۵- کد تایید مورد نظر را کپی کرده و در کادر مشخص شده وارد کنید و روی گزینه Verify کلیک کنید تا پروسه اضافه کردن ایمیل به پایان برسد.
در مرحله نهايی، پس از وارد کردن کد تاييد، صفحه popup گوگل بسته می‌شود و این به معنای تکمیل عملیات است.
پس از انجام مراحل بالا به بخش Settings و سپس Account and Import بروید. مشاهده خواهید کرد که ایمیل هاست شما در بخش Send mail as اضافه شده است
نتیجه‌گیری
به طور کلی می‌توان اتصال ایمیل شرکتی به Gmail را روشی برای آسان کردن کار مدیریت ایمیل‌های کاری و شرکتی معرفی کرد. شما با این کار می‌توانید تمامی امتیازاتی که سرویس قدرتمند جیمیل به شما ارائه می‌کند را روی سایت خود داشته باشید و از آنها استفاده کنید. در صورتی که نیاز به یک Mail Server قدرتمندتر داشتید و حتی اتصال ایمیل شرکتی به Gmail نیز نتوانست کمکی به شما بکند با مراجعه به صفحه میزبانی ایمیل ابری می‌توانید اطلاعات مربوط به قدرتمندترین میل سرور و سرویسی که در این زمینه ارائه شده است را مشاهده کنید.
با سلام و احترام
میتونه دلایل بسیار زیادی داشته باشه، ولی حتما مطمئن بشید دچار قطع شدن یا اتصال با پورت اشتباهی نشده باشید.