فهرست محتوا
- 1 چرا هماهنگی کار در تیمهای دورکار دشوار میشود؟
- 2
- 3 در مورد Nextcloud Deck چه میدانیم؟ چه کاربردی دارد؟
- 4 مدیریت وظایف تیم با بردهای Nextcloud Deck
- 5 دسترسی به فایلهای مرتبط با هر وظیفه
- 6 هماهنگی جلسات در کنار وظایف تیم
- 7 هماهنگی جلسات در کنار وظایف تیم
- 8 مزایا و محدودیتهای Deck برای تیمهای دورکار
- 9 برای شروع استفاده از Nextcloud Deck به چه چیزهایی نیاز دارید؟
- 10 راهاندازی Nextcloud Deck روی سرور مجازی
چرا هماهنگی کار در تیمهای دورکار دشوار میشود؟
در یک تیم حضوری، بسیاری از ابهامها با یک گفتوگوی کوتاه برطرف میشود؛ اما در تیم دورکار، اعضا ممکن است در ساعتهای متفاوت کار کنند و برای پیگیری یک موضوع به چند ابزار سر بزنند. بخشی از تصمیمها در جلسه گرفته میشود، فایلها در فضای دیگری قرار دارند و وضعیت وظایف در پیامها پراکنده است. در نتیجه، پیدا کردن آخرین نسخه فایل یا فهمیدن اینکه مسئول مرحله بعدی کیست، زمانبر میشود.
مدیریت کار تیمهای دورکار زمانی دشوارتر میشود که پس از هر جلسه، تصمیمها به وظایف مشخص تبدیل نشوند. اگر برای هر کار مسئول، موعد تحویل و وضعیت انجام تعریف نشده باشد، اعضای تیم ناچارند بارها درباره پیشرفت آن سؤال کنند. این رفتوبرگشتها هم سرعت اجرا را کاهش میدهد و هم احتمال فراموش شدن کارها را بالا میبرد.
برای رفع این مشکل، تیم به روشی نیاز دارد که وظایف، فایلهای مرتبط و گفتوگوهای کاری را به هم متصل کند. به این ترتیب، هر عضو میتواند ببیند چه کاری در جریان است، اطلاعات موردنیاز آن کجاست و گام بعدی بر عهده چه کسی است.
در مورد Nextcloud Deck چه میدانیم؟ چه کاربردی دارد؟
برای مدیریت کار تیمهای دورکار، لازم است همه اعضا بدانند چه وظایفی در جریان است، مسئول هر کار کیست و کارها تا چه مرحلهای پیش رفتهاند. Nextcloud Deck ابزاری برای ثبت و پیگیری این اطلاعات در محیط Nextcloud است. در این ابزار میتوان برای هر پروژه یک برد ساخت و وظایف را بهصورت کارت در ستونهایی مانند «در انتظار»، «در حال انجام» و «تکمیلشده» قرار داد.
هر کارت میتواند شرح وظیفه، مسئول، موعد انجام، چکلیست، فایلهای مرتبط و نظر اعضای تیم را در خود داشته باشد. برای مثال، تیم تولید محتوا میتواند برای هر مقاله یک کارت بسازد و با جابهجایی آن میان ستونها، وضعیت کار را بهروز نگه دارد.
کاربرد Deck به پیگیری کارتها محدود نمیشود. اعضای تیم میتوانند کارتها را در گفتوگوهای Nextcloud Talk به اشتراک بگذارند و موعد وظایف را در تقویم دنبال کنند. جلسهها از طریق Talk برگزار میشوند و Deck کمک میکند کارهای حاصل از گفتوگوها ثبت و پیگیری شوند.
مدیریت وظایف تیم با بردهای Nextcloud Deck
در Nextcloud Deck هر برد میتواند به یک پروژه یا جریان کاری اختصاص پیدا کند. اعضای تیم، وظایف را بهصورت کارت روی برد میبینند و با جابهجایی کارتها میان ستونها، پیشرفت کار را ثبت میکنند. این نمای مشترک به مدیریت کار تیمهای دورکار کمک میکند؛ چون وضعیت وظایف برای همه افراد مجاز به برد قابل مشاهده است.
ساخت برد و تعریف مراحل انجام کار
برای شروع، میتوان بردی با نام پروژه ساخت و ستونهای آن را متناسب با روند واقعی تیم تعیین کرد؛ برای مثال «کارهای برنامهریزیشده»، «در حال انجام»، «در انتظار بررسی» و «تکمیلشده». هر کارت با پیشرفت کار به ستون بعدی منتقل میشود. به این ترتیب، برد نشان میدهد هر وظیفه اکنون در چه مرحلهای قرار دارد.
ایجاد کارت، تعیین مسئول و موعد تحویل
برای هر وظیفه، بهتر است یک کارت با عنوان مشخص ساخته شود. شرح کار، نتیجه مورد انتظار، مسئول انجام و موعد تحویل در کارت ثبت میشود. اگر کار چند مرحله دارد، چکلیست کمک میکند اعضای تیم جزئیات آن را دنبال کنند. فایلهای مرتبط و نظرها نیز میتوانند کنار همان وظیفه قرار بگیرند تا اطلاعات کار در پیامهای پراکنده گم نشود.
پیگیری پیشرفت کار و وظایف عقبافتاده
مرور منظم برد به مدیر پروژه و اعضای تیم نشان میدهد کدام کارها تکمیل شدهاند، چه وظایفی در یک مرحله متوقف ماندهاند و موعد کدام کارتها نزدیک است. برای نمونه، اگر کارتی مدت زیادی در ستون «در انتظار بررسی» باقی بماند، تیم میتواند علت توقف را در همان کارت پیگیری کند و برای مرحله بعد تصمیم بگیرد. موعد کارتها را نیز میتوان از طریق ارتباط Deck با تقویم Nextcloud دنبال کرد.
