مقدمه

قابلیت Auto Response / Autoresponder / Out of Office برای ارسال پاسخ خودکار به افرادی استفاده می‌شود که به یک Email Account پیام ارسال می‌کنند.

برای مثال زمانی که در تعطیلات هستید، می‌توانید تنظیم کنید هر شخصی که به:

support@example.com

ایمیل ارسال می‌کند، به‌صورت خودکار پیامی مبنی بر عدم حضور شما دریافت کند.

نمونه متن پاسخ خودکار:

با سلام، پیام شما دریافت شد. در حال حاضر امکان پاسخ‌گویی فوری وجود ندارد. در اولین فرصت پیام شما بررسی و پاسخ داده خواهد شد.

در MailEnable این قابلیت مستقیماً با عنوان Auto Response در Webmail وجود دارد. در Roundcube معمولاً این قابلیت از طریق Sieve / ManageSieve و گزینه Vacation یا Out of Office ارائه می‌شود.

پاسخ خودکار چگونه کار می‌کند؟

ساختار کلی به این شکل است:

Sender
   |
   v
support@example.com
   |
   +--> Message delivered to mailbox
   |
   +--> Automatic reply sent to sender

بنابراین کاربر اصلی همچنان Email را دریافت می‌کند و Mail Server نیز پاسخ خودکار را برای Sender ارسال می‌کند.

کاربردهای Auto Response

پاسخ خودکار معمولاً در شرایط زیر استفاده می‌شود:

بخش اول: ساخت پاسخ خودکار در MailEnable

MailEnable قابلیت Auto Response را در Webmail ارائه می‌دهد و کاربر می‌تواند Subject، متن پاسخ و در نسخه‌های پشتیبانی‌شده بازه زمانی فعال بودن آن را تعیین کند.

مرحله 1: ورود به MailEnable Webmail

ابتدا وارد Webmail شوید.

برای مثال:

https://webmail.example.com

سپس اطلاعات حساب ایمیل را وارد کنید:

Username: support@example.com
Password: EMAIL_PASSWORD

مرحله 2: ورود به Options

پس از Login وارد:

Options

شوید.

در نسخه‌ها و Skinهای مختلف ممکن است این قسمت با عنوان:

Settings

نمایش داده شود.

در مستندات MailEnable، گزینه Auto Response در شاخه Mail از تنظیمات Webmail قرار دارد.

مسیر کلی:

Webmail
Options
Mail
Auto Response

مرحله 3: ورود به Auto Response

در بخش:

Mail

روی:

Auto Response

کلیک کنید.

صفحه تنظیم پاسخ خودکار نمایش داده می‌شود.

مرحله 4: فعال کردن Auto Response

گزینه:

Auto Response Enabled

را فعال کنید.

طبق مستند رسمی MailEnable، فعال بودن این گزینه باعث فعال شدن Autoresponder برای Mailbox می‌شود و با برداشتن آن پاسخ خودکار غیرفعال خواهد شد.

مرحله 5: تعیین Subject

در قسمت:

Subject

عنوان پاسخ خودکار را وارد کنید.

برای مثال:

Automatic Reply - Message Received

یا:

Out of Office

اگر Subject پیش‌فرض MailEnable باقی بماند، ممکن است عبارتی مشابه Auto Response در عنوان پیام قرار گیرد.

مرحله 6: وارد کردن متن پاسخ

در قسمت:

Message Contents

متن پاسخ خودکار را وارد کنید.

برای مثال:

با سلام
پیام شما دریافت شد. در حال حاضر خارج از دفتر هستم و در اولین فرصت پاسخ خواهم داد.
با تشکر

بهتر است متن پاسخ خودکار کوتاه و مشخص باشد.

مرحله 7: تعیین بازه زمانی

در MailEnable امکان محدود کردن Auto Response به یک بازه زمانی نیز وجود دارد.

گزینه‌ای مشابه:

Only send responses between these times

را فعال کنید.

سپس Start و End Time را مشخص کنید.

برای مثال:

Start: 2026-09-10 08:00
End:   2026-09-15 18:00

این قابلیت برای تعطیلات یا عدم حضور موقت مناسب است.

مرحله 8: ذخیره تنظیمات

پس از تکمیل تنظیمات روی:

Save

یا در برخی نسخه‌ها:

Update

کلیک کنید.

Auto Response اکنون فعال است.

نمونه تنظیم کامل MailEnable

Auto Response Enabled: Yes

Subject:
Out of Office

Start:
2026-09-10 08:00

End:
2026-09-15 18:00

متن پاسخ می‌تواند به فارسی وارد شود:

با سلام،
پیام شما دریافت شد. تا تاریخ ۱۵ سپتامبر خارج از دفتر هستم و پس از بازگشت پیام شما را بررسی خواهم کرد.

Auto Response در MailEnable نمایش داده نمی‌شود

اگر گزینه:

Auto Response

در Webmail وجود ندارد، ممکن است Administrator اجازه استفاده از Autoresponder را غیرفعال کرده باشد.

در MailEnable Server گزینه‌ای با عنوان:

Users can configure autoresponders

وجود دارد که مشخص می‌کند کاربران Webmail اجازه تنظیم Auto Response داشته باشند یا خیر.

در این شرایط باید تنظیمات Mail Server توسط Administrator بررسی شود.

نکته درباره پاسخ‌های خودکار MailEnable

MailEnable برای جلوگیری از Loop و پاسخ‌های غیرضروری، به برخی پیام‌های Bulk، System Generated یا Junk پاسخ خودکار ارسال نمی‌کند.

بنابراین اگر هنگام Test پاسخ خودکار دریافت نشد، بهتر است آزمایش را از یک Email Account معمولی انجام دهید.

بخش دوم: ساخت پاسخ خودکار در Roundcube

در Roundcube پاسخ خودکار معمولاً توسط قابلیت:

ManageSieve

مدیریت می‌شود.

ManageSieve یک Plugin رسمی Roundcube برای مدیریت Filterهای سمت Mail Server است و قابلیت Vacation / Out of Office نیز در همین Plugin پیاده‌سازی شده است.

دو حالت نمایش پاسخ خودکار در Roundcube

بسته به تنظیم Roundcube ممکن است یکی از این دو روش مشاهده شود:

Settings
Out of Office

یا:

Settings
Vacation

در برخی سرورها نیز پاسخ خودکار از طریق:

Settings
Filters

و Action زیر تعریف می‌شود:

Reply with message

Plugin رسمی ManageSieve هر دو قابلیت Vacation و Reply with message را پشتیبانی می‌کند.

روش اول: Out of Office / Vacation در Roundcube

این روش در صورت فعال بودن رابط اختصاصی Vacation ساده‌تر است.

مرحله 1: ورود به Roundcube

وارد Roundcube شوید.

برای مثال:

https://webmail.example.com

سپس Username و Password حساب ایمیل را وارد کنید.

مرحله 2: ورود به Settings

از منوی Roundcube روی:

Settings

کلیک کنید.

مرحله 3: ورود به Out of Office

در صورت فعال بودن ManageSieve Vacation گزینه‌ای مانند:

Out of Office

یا:

Vacation

نمایش داده می‌شود.

مسیر:

Roundcube
Settings
Out of Office

مدیر Roundcube می‌تواند این بخش را به‌صورت یک قسمت مستقل در Settings فعال کند.

مرحله 4: تعیین Subject

در قسمت:

Subject

عنوان پاسخ را وارد کنید.

برای مثال:

Out of Office

در Roundcube وارد کردن Subject الزامی نیست و در صورت خالی بودن، سیستم می‌تواند Subject پاسخ را براساس Subject پیام اصلی ایجاد کند.

مرحله 5: وارد کردن Body

در قسمت:

Body

متن پاسخ خودکار را وارد کنید.

وارد کردن Body برای فعال کردن Vacation Response ضروری است.

برای مثال:

با سلام،
پیام شما دریافت شد. در حال حاضر خارج از دفتر هستم و در اولین فرصت پس از بازگشت پاسخ خواهم داد.

مرحله 6: تعیین تاریخ شروع و پایان

در صورت پشتیبانی Sieve Server می‌توانید موارد زیر را تنظیم کنید:

Start time
End time

برای مثال:

Start: 2026-09-10
End:   2026-09-15

تعیین Start و End اختیاری است و به قابلیت‌های Sieve Server بستگی دارد.

مرحله 7: فعال کردن پاسخ خودکار

مقدار:

Status

را روی:

On

قرار دهید.

برای غیرفعال کردن پاسخ خودکار نیز بعداً کافی است آن را روی:

Off

قرار دهید.

Reply Interval چیست؟

Roundcube امکان تعیین:

Reply interval

را نیز فراهم می‌کند.

این گزینه تعیین می‌کند یک Sender در چه فاصله زمانی دوباره Auto Reply دریافت کند.

هدف آن جلوگیری از ارسال پاسخ خودکار برای تک‌تک پیام‌های یک Sender است. راهنمای رسمی Roundcube مقدار معمول پیش‌فرض را یک پاسخ در روز برای همان Sender توضیح می‌دهد.

برای مثال:

Reply Interval: 1 day

اگر Sender در همان روز 10 ایمیل ارسال کند، لازم نیست 10 پاسخ Out of Office دریافت کند.

Incoming Message Action

در Advanced Settings ممکن است گزینه:

Incoming message action

وجود داشته باشد.

بسته به قابلیت Server می‌توان مواردی مانند زیر را انتخاب کرد:

Keep
Discard
Redirect to
Send copy to

در اکثر سناریوهای معمول بهتر است:

Keep

انتخاب شود تا پیام اصلی داخل Mailbox باقی بماند.

مرحله 8: ذخیره تنظیمات

پس از تکمیل تنظیمات روی:

Save

کلیک کنید.

اگر عملیات موفق باشد، Rule مربوط به Out of Office روی Sieve Server ذخیره می‌شود.

نمونه تنظیم Roundcube

Status: On

Subject:
Out of Office

Reply Interval:
1 day

Incoming Message Action:
Keep

Body:

با سلام،
پیام شما دریافت شد. در حال حاضر امکان پاسخ‌گویی فوری وجود ندارد و پس از بازگشت پیام شما بررسی خواهد شد.

روش دوم: ساخت Auto Response از طریق Filters در Roundcube

اگر گزینه مستقل:

Out of Office

وجود ندارد اما:

Filters

وجود دارد، می‌توان در صورت پشتیبانی Sieve Server از Action پاسخ خودکار استفاده کرد.

مسیر:

Roundcube
Settings
Filters

سپس یک Filter جدید ایجاد کنید.

مرحله 1: ساخت Filter

روی:

Create

یا:

+

کلیک کنید.

نام Filter:

Automatic Reply

مرحله 2: انتخاب Scope

اگر می‌خواهید به تمام پیام‌های ورودی پاسخ داده شود، Scope را روی گزینه‌ای مشابه:

all messages

قرار دهید.

مرحله 3: انتخاب Action

در Actions گزینه:

Reply with message

را انتخاب کنید.

Roundcube ManageSieve این Action را به‌صورت رسمی در رابط Filters پشتیبانی می‌کند.

مرحله 4: تکمیل اطلاعات پاسخ

بسته به Sieve Server ممکن است فیلدهای زیر نمایش داده شوند:

Message subject
Message body
Reply sender address
My email addresses
Reply interval

اطلاعات موردنیاز را تکمیل کنید.

مرحله 5: ذخیره Filter

روی:

Save

کلیک کنید.

Rule پس از ذخیره توسط Mail Server اجرا می‌شود و نیازی نیست Roundcube یا Browser باز باقی بماند؛ زیرا Filter در سمت Sieve Server پردازش می‌شود.

گزینه Out of Office و Filters وجود ندارند

اگر در Roundcube هیچ‌کدام از گزینه‌های زیر وجود ندارند:

Out of Office
Vacation
Filters

احتمالاً ManageSieve برای آن سرویس فعال نشده است.

مدیر Roundcube می‌تواند رابط مستقل Vacation را با تنظیم:

managesieve_vacation

فعال کند. در تنظیم رسمی Plugin، مقادیر مختلف این گزینه مشخص می‌کنند بخش Vacation نمایش داده شود یا خیر.

در Shared Hosting این تنظیم معمولاً باید توسط Hosting Provider بررسی شود.

تفاوت Auto Response در MailEnable و Roundcube

آیا پاسخ خودکار باعث حذف ایمیل اصلی می‌شود؟

به‌طور معمول خیر.

Auto Response فقط یک پاسخ خودکار ایجاد می‌کند و پیام اصلی داخل Mailbox باقی می‌ماند.

در Roundcube باید در قسمت:

Incoming message action

مقدار:

Keep

انتخاب شود تا پیام حفظ شود.

جلوگیری از Auto Reply Loop

فرض کنید دو حساب ایمیل هر دو Autoresponder داشته باشند:

user1@example.com
user2@example.net

اگر سیستم کنترل مناسبی نداشته باشد، پاسخ‌های خودکار می‌توانند باعث ایجاد Loop شوند.

MailEnable برخی پیام‌های Bulk و System Generated را از Auto Response مستثنی می‌کند و Sieve Vacation نیز برای جلوگیری از پاسخ‌های تکراری از مکانیزم‌هایی مانند Reply Interval استفاده می‌کند.

به همین دلیل ساخت Forwarder یا Ruleهای پیچیده همراه Autoresponder باید با دقت انجام شود.

پاسخ خودکار برای هر پیام ارسال نمی‌شود

این رفتار می‌تواند طبیعی باشد.

سیستم‌های Autoresponder معمولاً طوری طراحی شده‌اند که برای هر پیام یک پاسخ جدید ارسال نکنند.

در Roundcube مقدار:

Reply Interval

این رفتار را کنترل می‌کند.

در MailEnable نیز برخی پیام‌های سیستمی، Bulk یا Junk عمداً پاسخ خودکار دریافت نمی‌کنند.

پاسخ خودکار کار نمی‌کند

موارد زیر را بررسی کنید:

تست Auto Response

بعد از ذخیره تنظیمات، از یک حساب ایمیل دیگر به Mailbox موردنظر پیام ارسال کنید.

مثال:

From:
test@example.net

To:
support@example.com

سپس بررسی کنید:

1. پیام اصلی وارد Mailbox شده باشد.
2. Sender پاسخ خودکار را دریافت کرده باشد.
3. Subject و Body صحیح باشند.
4. پاسخ‌های تکراری غیرضروری ایجاد نشوند.

برای Test بهتر است از همان Email Account به خودش ایمیل ارسال نکنید.

غیرفعال کردن Auto Response بعد از بازگشت

در MailEnable:

Webmail
Options
Mail
Auto Response
Auto Response Enabled: Off

در Roundcube:

Settings
Out of Office
Status: Off

اگر Auto Response برای تعطیلات تعریف شده است، پس از بازگشت حتماً وضعیت آن را بررسی کنید.

نمونه متن پاسخ خودکار

برای پاسخ عمومی:

با سلام،
پیام شما دریافت شد و در اولین فرصت بررسی خواهد شد.
با تشکر

برای تعطیلات:

با سلام،
در حال حاضر خارج از دفتر هستم و دسترسی محدودی به ایمیل دارم. پس از بازگشت پیام شما را بررسی و پاسخ خواهم داد.

برای پشتیبانی:

با سلام،
درخواست شما با موفقیت دریافت شد. کارشناسان پشتیبانی در اولین فرصت آن را بررسی خواهند کرد.

از درج اطلاعات حساس مانند شماره شخصی، جزئیات سفر یا اطلاعات داخلی شرکت در پیام Out of Office خودداری کنید.

چک‌لیست MailEnable

چک‌لیست Roundcube

مطالعات بیشتر

مستند رسمی MailEnable درباره Auto Response:
Auto Response — MailEnable Webmail User Guide

مستند رسمی MailEnable درباره تنظیمات Webmail:
Options — MailEnable Webmail User Guide

راهنمای رسمی MailEnable درباره نحوه عملکرد Autoresponder:
How autoresponders work — MailEnable Knowledge Base

مستند رسمی Roundcube درباره Vacation / Out of Office در ManageSieve:
Vacation — Roundcube ManageSieve

تنظیمات رسمی Plugin ManageSieve در Roundcube:
ManageSieve Configuration — Roundcube

جمع‌بندی

برای ایجاد پاسخ خودکار در MailEnable مسیر اصلی به شکل زیر است:

Webmail
Options
Mail
Auto Response

سپس:

Auto Response Enabled: Yes

را فعال کرده و Subject، Message و در صورت نیاز Start/End Time را تعیین کنید.

در Roundcube، در صورتی که ManageSieve فعال باشد، مسیر معمول:

Roundcube
Settings
Out of Office

یا:

Roundcube
Settings
Vacation

است.

سپس Body، Subject، Reply Interval و Status را تنظیم کرده و وضعیت را روی:

On

قرار دهید.

اگر بخش مستقل Out of Office وجود ندارد اما Filters فعال است، می‌توان در صورت پشتیبانی Mail Server از:

Settings
Filters
Reply with message

استفاده کرد.

پس از فعال کردن پاسخ خودکار، حتماً از یک Email Account دیگر یک پیام آزمایشی ارسال کنید و پس از پایان تعطیلات یا دوره عدم حضور نیز Autoresponder را غیرفعال کنید.