سرور ایمیل چیست

یک سرور ایمیل ( mail server یا email server ) یک سیستم کامپیوتری است که ایمیل ارسال و دریافت می‌کند. در شرکت‌های بزرگ مانند Gmail و yahoo سرور ایمیل یک سرور مجزا است که فقط ایمیل ارسال و دریافت می‌کند در حالی‌‌که در شرکت‌های کوچک معمولا وب سرور و ایمیل سرور روی یک کامپیوتر یا سرور قرار می‌گیرند.

یک سرور ایمیل باید شامل نرم افزار ایمیل سرور باشد که به مدیر شبکه یا administrator اجازه می‌دهد اکانت‌های ایمیل را برای هر دامنه‌ای که روی سرور قرار دارد یا اصطلاحاً هاست می‌شود را ایجاد و مدیریت کند. برای مثال اگر دامنه‌ی maralhost.com روی سرور قرار داشته باشد می‌توان اکانت‌های که به @maralhost.com ختم می‌شوند ایجاد کرد.

مشکلات رایج در ارسال و دریافت ایمیل

اختلال در ارسال و دریافت ایمیل یکی از مشکلات رایج در سرورهای ایمیل است که به صورت‌های مختلفی مانند عدم ارسال ایمیل، برگشت خوردن ایمیل با پیام Delivery Failed، یا قرار گرفتن ایمیل‌ها در پوشه اسپم نمایان می‌شود. برای حل این مشکلات، باید موارد زیر را بررسی و تنظیم کنید:

۱. ارسال ایمیل به سایت Mail-Tester.com

Mail-Tester.com ابزاری کاربردی برای بررسی وضعیت ارسال ایمیل و شناسایی دلایل اسپم شدن آن است. با ارسال یک ایمیل آزمایشی به آدرسی که سایت به شما می‌دهد، گزارشی دریافت می‌کنید که به ایمیل شما امتیازی از ۱۰ می‌دهد. اگر امتیاز شما پایین بود، یکی از دلایل زیر می‌تواند علت آن باشد:

• تنظیم نبودن یا تنظیم نادرست رکوردهای SPF، DKIM یا DMARC
• تنظیم نبودن PTR برای IP سرور
• وجود IP در بلک‌لیست‌ها
• فرمت نامناسب ایمیل یا محتوای مشکوک

پس از بررسی گزارش، باید ایرادها را برطرف کنید تا امتیاز شما افزایش یابد و ارسال ایمیل‌ها بدون مشکل انجام شود.

۲. بررسی وضعیت رکوردهای SPF و DKIM

رکوردهای SPF و DKIM برای احراز هویت فرستنده ایمیل استفاده می‌شوند. SPF مشخص می‌کند کدام IPها اجازه ارسال ایمیل از طرف دامنه شما را دارند و DKIM با یک امضای دیجیتال، اصالت محتوای ایمیل را تضمین می‌کند. اگر این رکوردها وجود نداشته باشند یا به اشتباه تنظیم شده باشند، احتمال اسپم شدن ایمیل‌ها بسیار زیاد است. بررسی و تنظیم صحیح این دو رکورد برای ارسال موفقیت‌آمیز ایمیل ضروری است.

۳. ریست سرویس (Exim در سرورهای لینوکسی)

Exim سرویس پیش‌فرض ارسال ایمیل در بسیاری از سرورهای لینوکس با کنترل‌پنل cPanel است. ریست کردن این سرویس در شرایط زیر کاربرد دارد:

• خطا هنگام ارسال ایمیل
• اسپم شدن ایمیل‌ها
• اعمال نشدن تغییرات پس از تغییر IP

ریست این سرویس باید با دسترسی root در سرور لینوکس انجام شود. اگر از هاست اشتراکی استفاده می‌کنید، باید از پشتیبانی هاستینگ خود بخواهید این کار را برای شما انجام دهند.

۴. بررسی فضای مصرفی اکانت ایمیل

هر اکانت ایمیل مقدار مشخصی از فضای دیسک سرور را مصرف می‌کند. اگر فضای اختصاص‌داده‌شده به یک اکانت پر شود، امکان دریافت ایمیل از بین می‌رود و ارسال ایمیل نیز ممکن است با خطا مواجه شود. برای رفع مشکل، وارد کنترل‌پنل هاست شوید و حجم مصرفی هر اکانت را بررسی کنید. در صورت لزوم، فضای آن را افزایش دهید یا ایمیل‌های قدیمی را حذف کنید.

۵. بررسی فضای مصرفی هاست یا سرور

اگر فضای دیسک سرور یا هاست پر شود، اختلالات مختلفی ایجاد می‌شود که شامل موارد زیر است:

• اختلال در ارسال و دریافت ایمیل
• کاهش سرعت بارگذاری سایت
• مشکل در فرآیند بکاپ‌گیری
• اختلال در اتصال به FTP و دیگر سرویس‌ها

بررسی دوره‌ای میزان مصرف فضای دیسک و حذف فایل‌های غیرضروری یا ارتقای پلن هاست می‌تواند از بروز این مشکلات جلوگیری کند.

۶. بررسی وضعیت DNS دامنه

DNS وظیفه دارد نام دامنه شما را به آدرس IP تبدیل کند. اگر رکوردهای DNS مانند A، MX، SPF و DKIM به درستی تنظیم نشده باشند، ارسال و دریافت ایمیل ممکن است با اختلال روبرو شود. از تنظیم بودن صحیح تمامی رکوردهای مورد نیاز برای ایمیل و اشاره آن‌ها به سرور مناسب مطمئن شوید.

۷. بررسی وضعیت IP ارسال ایمیل در بلک‌لیست‌ها

اگر سرور شما قبلاً برای ارسال اسپم استفاده شده باشد، احتمال قرار گرفتن IP در بلک‌لیست‌ها وجود دارد. در این حالت، ایمیل‌ها توسط بسیاری از سرویس‌ها بلاک می‌شوند و حتی ایمیل‌های معتبر نیز ممکن است به پوشه اسپم بروند. برای بررسی این مورد می‌توانید از ابزارهایی مانند mxtoolbox.com استفاده کنید و در صورت وجود IP در بلک‌لیست، درخواست حذف آن را ثبت کنید. اگر از هاست اشتراکی استفاده می‌کنید، این درخواست باید توسط تیم فنی شرکت میزبان انجام شود.

۸. بررسی رکورد MX دامنه

رکورد MX یا Mail Exchanger مشخص می‌کند که ایمیل‌های ارسالی به دامنه شما باید به کدام سرور تحویل داده شوند. اگر این رکورد به درستی تنظیم نشده باشد، دریافت ایمیل با اختلال مواجه می‌شود یا ممکن است اصلاً ایمیلی دریافت نکنید. از اینکه رکورد MX دامنه به درستی به سرور ایمیل شما اشاره دارد و اولویت‌ها (priority) نیز به درستی تنظیم شده‌اند، مطمئن شوید.