سرور ایمیل چیست؟

سرور ایمیل (Mail Server یا Email Server) یک سیستم کامپیوتری است که وظیفه ارسال و دریافت ایمیل را بر عهده دارد. در شرکت‌های بزرگ مانند Gmail و Yahoo، سرور ایمیل معمولاً یک سرور مجزا است که صرفاً به مدیریت ایمیل‌ها می‌پردازد. اما در شرکت‌های کوچک‌تر، ممکن است وب سرور و ایمیل سرور روی یک کامپیوتر یا سرور قرار بگیرند.

یک سرور ایمیل باید شامل نرم‌افزار ایمیل سرور باشد. این نرم‌افزار به مدیر شبکه یا Administrator اجازه می‌دهد تا اکانت‌های ایمیل را برای هر دامنه‌ای که روی سرور قرار دارد (یا اصطلاحاً هاست می‌شود) ایجاد و مدیریت کند. به عنوان مثال، اگر دامنه‌ی maralhost.com روی سرور قرار داشته باشد، می‌توان اکانت‌هایی را که به @maralhost.com ختم می‌شوند، ایجاد کرد.

خطاهای رایج در ارسال و دریافت ایمیل و راهکارهای آن در کنترل پنل دایرکت ادمین (DirectAdmin)

در سرورهای ایمیل، بروز مشکل در ارسال ایمیل بسیار رایج است؛ مثلاً ایمیل‌ها در مقصد به عنوان اسپم شناسایی شوند، یا پیام “Delivery Failed” دریافت شود و ایمیل ارسال نگردد. در چنین مواقعی، موارد زیادی باید بررسی شوند که در ادامه با تمرکز بر کنترل پنل دایرکت ادمین (DirectAdmin) توضیح داده می‌شوند:

۱. بررسی وضعیت اسپم ایمیل در دایرکت ادمین

برای بررسی امتیاز اسپم ایمیل‌های ارسالی، می‌توانید از ابزارهای آنلاین مانند mail-tester.com استفاده کنید. بالاترین امتیاز ۱۰ است که نشان‌دهنده عدم وجود هیچ‌گونه مشکل در دامنه و IP ارسال‌کننده است. در صورتی که مشکلاتی در رکوردهای SPF، DKIM، DNS و غیره وجود داشته باشد، امتیاز منفی مربوطه نیز در نتیجه مشخص خواهد بود. باید این مشکلات را یک به یک بررسی و رفع نموده و امتیاز را بالا ببرید.

۲. بررسی وضعیت DKIM و SPF در دایرکت ادمین

رکوردهای DKIM و SPF جزو رکوردهایی هستند که برای تأیید هویت میل سرور ساخته می‌شوند و جهت جلوگیری از جعل و دستکاری شدن ایمیل به کار می‌روند. در صورت معتبر نبودن DKIM و SPF، ایمیل‌ها ممکن است به عنوان اسپم شناسایی شوند.

نحوه بررسی در دایرکت ادمین:
در DirectAdmin، وارد بخش “Email Management” شوید و سپس “Email Accounts” را انتخاب کنید. در این بخش، وضعیت DKIM و SPF برای دامنه شما قابل مشاهده و تنظیم است. اگر این قابلیت‌ها فعال نباشند، می‌توانید آن‌ها را فعال کنید.

برای مدیریت رکوردهای DNS مربوطه، به بخش “Account Manager” و سپس “DNS Management” بروید. در این قسمت می‌توانید رکوردهای TXT مربوط به SPF و DKIM را بررسی و در صورت نیاز ویرایش کنید.

• رکورد SPF (Sender Policy Framework):
  این رکورد به سرورهای دریافت‌کننده ایمیل اجازه می‌دهد تا بررسی کنند آیا ایمیل ارسالی از یک سرور مجاز ارسال شده است یا خیر. SPF یک رکورد TXT است که در DNS دامنه شما قرار می‌گیرد. مثال رکورد

SPF:v=spf1 +a +mx include:_spf.google.com ~all

• v=DKIM1: نسخه DKIM را نشان می‌دهد.
• v=spf1: نشان می‌دهد که این یک رکورد SPF نسخه ۱ است.
• +a: اجازه می‌دهد که IP آدرس دامنه شما مجاز به ارسال ایمیل باشد.
• +mx: اجازه می‌دهد که سرورهای مشخص شده در رکورد MX شما مجاز به ارسال ایمیل باشند.
• ~all: به این معناست که سایر سرورها مجاز به ارسال ایمیل نیستند، اما ایمیل‌ها را رد نمی‌کند و فقط آن‌ها را “مشکوک” علامت‌گذاری می‌کند. (گزینه‌های دیگر شامل -all برای رد کامل و ?all برای عدم قید می‌شوند).

• include:_spf.google.com : اگر از سرویس‌های ایمیلی مانند G Suite (Google Workspace) استفاده می‌کنید، این بخش به سرورهای گوگل اجازه ارسال ایمیل از طرف دامنه شما را می‌دهد.
• رکورد DKIM (DomainKeys Identified Mail):
  این رکورد یک امضای دیجیتال به ایمیل‌ها اضافه می‌کند که به سرورهای دریافت‌کننده کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند ایمیل در طول مسیر دستکاری نشده و واقعاً از دامنه ادعا شده ارسال شده است. DKIM نیز یک رکورد TXT است. مثال رکورد DKIM (قسمتی از آن):

default._domainkey.yourdomain.com TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDY7i4..."

• default._domainkey: این بخش انتخاب‌گر (selector) را مشخص می‌کند که معمولاً default است.
• k=rsa: نوع کلید رمزنگاری را مشخص می‌کند (RSA).
• p=...: کلید عمومی (Public Key) است که برای تأیید امضا استفاده می‌شود. این رشته یک کلید بسیار طولانی است.

۳. ریست سرویس ایمیل در دایرکت ادمین

ریست کردن سرویس ایمیل در مواردی مانند خطا در لحظه ارسال ایمیل، اسپم شدن ایمیل‌ها در مقصد، راه‌اندازی مجدد سرویس ارسال ایمیل پس از تغییر IP و موارد این‌چنینی کاربرد دارد. این کار باید با دسترسی root در سرورهای لینوکسی انجام شود.

نحوه انجام در دایرکت ادمین:
در DirectAdmin، کاربر عادی دسترسی مستقیم به ریست کردن سرویس ایمیل ندارد. این کار معمولاً توسط مدیر سرور (root access) از طریق SSH انجام می‌شود. برای مثال، مدیر سرور می‌تواند با دستور:

systemctl restart exim 

(برای سرورهایی که از Exim به عنوان MTA استفاده می‌کنند) یا

systemctl restart dovecot

(برای سرورهایی که از Dovecot به عنوان IMAP/POP3 سرور استفاده می‌کنند)
سرویس ایمیل را ریست کند. در صورتی که با انجام مراحل فوق مشکل برطرف نشد یا نیاز به راهنمایی بیشتری داشتید، می‌توانید با پشتیبانی شرکت هاستینگ خود تماس حاصل فرمایید.

۴. بررسی حجم اکانت ایمیل در دایرکت ادمین

یکی از مواردی که ارسال و دریافت ایمیل را با مشکل مواجه می‌کند، پر بودن حجم اکانت ایمیل است. اگر فضای اختصاص داده شده به یک اکانت ایمیل پر شده باشد، ایمیل‌های جدید قابل دریافت نخواهند بود و همچنین ممکن است در ارسال ایمیل نیز با مشکل مواجه شوید.

نحوه بررسی در دایرکت ادمین:
در DirectAdmin، به بخش “Email Management” و سپس “Email Accounts” بروید. در این بخش، لیستی از حساب‌های ایمیل شما به همراه میزان فضای مصرفی آن‌ها نمایش داده می‌شود. می‌توانید فضای مصرفی را مشاهده کرده و در صورت نیاز، فضای اختصاص یافته (Quota) به حساب را افزایش دهید یا ایمیل‌های قدیمی را حذف کنید تا فضا آزاد شود.

۵. بررسی حجم مصرفی هاست در دایرکت ادمین

پر شدن فضای دیسک هاست یا سرور می‌تواند مشکلات زیادی از جمله کاهش سرعت بارگذاری سایت، جلوگیری از برقراری اتصال FTP، اختلال در روند بکاپ‌گیری و جلوگیری از ارسال و دریافت ایمیل ایجاد کند.

نحوه بررسی در دایرکت ادمین:
در صفحه اصلی DirectAdmin، در سمت راست یا بالای صفحه، یک بخش به نام “Account Statistics” یا “Disk Space Usage” وجود دارد که میزان فضای مصرفی کل هاست شما را نشان می‌دهد. برای جزئیات بیشتر، می‌توانید روی آن کلیک کنید تا ببینید کدام بخش‌ها بیشترین فضا را اشغال کرده‌اند.

۶. بررسی DNSهای دامنه در دایرکت ادمین

در ساده‌ترین حالت، DNS نام دامنه را به IP متناظر آن تبدیل می‌کند و پس از یافتن سروری که این IP به آن اشاره دارد، دامنه را برای شما نمایش می‌دهد. اگر DNSهای دامنه به درستی تنظیم نشده باشند، ارتباط ایمیلی نیز مختل خواهد شد.

نحوه بررسی در دایرکت ادمین:
برای بررسی DNS‌ها و رکوردهای دیگر، وارد بخش “Account Manager” و سپس “DNS Management” شوید. در این بخش، می‌توانید رکوردهای مختلف A، CNAME، MX و TXT را مشاهده و ویرایش کنید.

• رکورد A (Address Record):
  رکورد A نام دامنه شما را به آدرس IP سرور متصل می‌کند. مثال رکورد

yourdomain.com A 192.0.2.1 

• (که 192.0.2.1 آدرس IP سرور شما است)
• رکورد CNAME (Canonical Name Record):
  این رکورد یک نام مستعار برای یک دامنه دیگر ایجاد می‌کند. مثال رکورد

CNAME: www.yourdomain.com CNAME yourdomain.com 

(که www را به دامنه اصلی شما هدایت می‌کند)

۷. بررسی IP ارسال ایمیل در بلک‌لیست در دایرکت ادمین

در مواردی که ارسال ایمیل دچار اختلال شده باشد و مثلاً ایمیل‌های شما اسپم شوند، بلاک بودن IP سرور یکی از موارد مهمی است که باید بررسی شود. بلاک یا آزاد بودن IP سروری که دامنه بر روی آن ست شده است، باید چک شود. تغییر IP ارسال باید توسط ادمین سرور انجام شود. در صورتی که از هاست‌های اشتراکی استفاده می‌کنید، باید از میزبان هاست خود درخواست کنید تا در رابطه با این مورد شما را راهنمایی نماید.

۸. بررسی رکورد MX دامنه در دایرکت ادمین

رکورد MX مخفف Mail Exchanger است و یکی از پرکاربردترین رکوردهای DNS است. این رکورد مشخص می‌کند که ایمیل سرور دامنه کجاست تا ایمیل‌ها را به‌سوی آن هدایت کند. تنظیم نادرست این رکورد می‌تواند مانع از دریافت ایمیل شود.

نحوه بررسی در دایرکت ادمین:
برای بررسی و تنظیم رکوردهای MX، وارد بخش “Account Manager” و سپس “DNS Management” شوید. در این بخش می‌توانید رکوردهای MX را مشاهده و ویرایش کنید. مثال رکورد

 MX: yourdomain.com MX 0 mail.yourdomain.com mail.yourdomain.com A 192.0.2.1

• 0: این عدد اولویت (Priority) رکورد MX را نشان می‌دهد. هرچه عدد کمتر باشد، اولویت بالاتری دارد. در صورت وجود چندین رکورد MX، ایمیل ابتدا به سروری با اولویت کمتر ارسال می‌شود.
• mail.yourdomain.com : نام هاست سرور ایمیل شما است. این نام هاست باید خودش یک رکورد A داشته باشد که به آدرس IP سرور ایمیل اشاره کند.