مقدمه

اگر روی هاست خود یک حساب ایمیل مانند info@example.com ساخته‌اید، می‌توانید آن را به Microsoft Outlook متصل کنید تا ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها بدون نیاز به ورود مداوم به Webmail انجام شود.

Outlook امکان اضافه‌کردن حساب‌های ایمیل غیرمایکروسافتی را نیز فراهم می‌کند. در Classic Outlook می‌توان اطلاعات IMAP یا POP و SMTP شامل نام سرور، پورت و نوع رمزنگاری را به‌صورت دستی وارد کرد. Microsoft برای تنظیم دستی حساب‌های POP/IMAP نیز مسیر Advanced options > Let me set up my account manually را ارائه می‌کند. (Microsoft Support)

در این آموزش نحوه اتصال ایمیل هاست به Outlook با IMAP را بررسی می‌کنیم؛ زیرا برای بیشتر کاربران انتخاب مناسب‌تری است.

پیش‌نیازها

قبل از شروع باید Email Account روی هاست ساخته شده باشد.

برای مثال:

Email Address: info@example.com
Password: EMAIL_PASSWORD
Mail Server: mail.example.com

اطلاعات دقیق Mail Server را از پنل هاست یا شرکت ارائه‌دهنده سرویس دریافت کنید.

تنظیم نمونه:

mail.example.com فقط یک نمونه است. اگر شرکت هاستینگ Hostname دیگری برای اتصال امن اعلام کرده است، باید همان Hostname استفاده شود.

تفاوت IMAP و POP3

Outlook از هر دو روش IMAP و POP پشتیبانی می‌کند. Microsoft نیز اشاره می‌کند که برنامه‌های ایمیل معمولاً ابتدا تلاش می‌کنند حساب را با IMAP تنظیم کنند. (Microsoft Support)

برای بیشتر کاربران پیشنهاد می‌شود از:

Protocol: IMAP
Port: 993
Security: SSL/TLS

استفاده شود.

تنظیم پیشنهادی Outlook

برای بیشتر سرویس‌های Hosting، تنظیمات به شکل زیر است:

Incoming:
Protocol: IMAP
Server: mail.example.com
Port: 993
Encryption: SSL/TLS

Outgoing:
Protocol: SMTP
Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS

Username: info@example.com
Password: Email account password

پورت و Hostname دقیق باید براساس اطلاعات ارائه‌شده توسط Mail Provider تنظیم شود؛ Microsoft نیز برای حساب‌های غیرمایکروسافتی توصیه می‌کند تنظیمات POP/IMAP/SMTP از ارائه‌دهنده ایمیل دریافت شود. (Microsoft Support)

تشخیص New Outlook و Classic Outlook

در Windows ممکن است یکی از دو نسخه زیر را داشته باشید:

New Outlook
Classic Outlook

اگر در بالای Outlook منوی:

File

را مشاهده می‌کنید، معمولاً از Classic Outlook استفاده می‌کنید.

Microsoft برای نسخه جدید و Classic Outlook مسیرهای متفاوتی برای اضافه‌کردن Account ارائه کرده است. (Microsoft Support)

برای ایمیل‌های Hosting که نیاز به واردکردن دستی Server Name، Port و SSL دارند، Classic Outlook مسیر Advanced Setup مشخص و کاملی دارد. (Microsoft Support)

اتصال ایمیل در Classic Outlook

مرحله اول: بازکردن Add Account

Outlook را باز کنید.

از منوی بالا وارد:

File

شوید.

سپس:

Add Account

را انتخاب کنید.

مسیر:

Outlook
File
Add Account

این همان مسیر رسمی Microsoft برای اضافه‌کردن حساب جدید در Classic Outlook است. (Microsoft Support)

مرحله دوم: واردکردن آدرس ایمیل

آدرس کامل Email Account را وارد کنید:

info@example.com

سپس روی:

Advanced options

کلیک کنید.

گزینه زیر را فعال کنید:

Let me set up my account manually

سپس:

Connect

را بزنید.

Microsoft برای واردکردن دستی Server Name، Port و SSL نیز همین روش را مستند کرده است. (Microsoft Support)

مرحله سوم: انتخاب IMAP

صفحه:

Advanced setup

نمایش داده می‌شود.

گزینه:

IMAP

را انتخاب کنید.

برای بیشتر Email Hostingها استفاده از IMAP پیشنهاد می‌شود.

مرحله چهارم: واردکردن Incoming Mail Server

در قسمت Incoming Mail تنظیمات هاست را وارد کنید.

نمونه:

Server: mail.example.com
Port: 993
Encryption method: SSL/TLS

Username نیز در بیشتر سرویس‌های هاست:

info@example.com

است.

مرحله پنجم: تنظیم SMTP Server

در قسمت Outgoing Mail وارد کنید:

Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption method: STARTTLS

در بعضی سرویس‌ها ممکن است تنظیم زیر ارائه شود:

Port: 465
Encryption method: SSL/TLS

هر دو می‌توانند صحیح باشند؛ اطلاعات Mail Server شرکت هاستینگ در اولویت قرار دارد.

تنظیم نهایی پیشنهادی

جایگزین SMTP در صورت اعلام شرکت هاستینگ:

Port: 465
Encryption: SSL/TLS

مرحله ششم: واردکردن Password

بعد از واردکردن تنظیمات روی:

Next

کلیک کنید.

Password همان Email Account را وارد کنید:

EMAIL_PASSWORD

سپس:

Connect

را انتخاب کنید.

Microsoft نیز در Advanced Setup بعد از واردکردن Server Settings، مرحله بعد را واردکردن Password و انتخاب Connect اعلام می‌کند. (Microsoft Support)

مرحله هفتم: تکمیل اتصال

اگر اطلاعات صحیح باشند، Outlook پیام موفقیت نمایش می‌دهد.

روی:

Done

کلیک کنید.

حساب ایمیل در Outlook اضافه شده و Folderهای Mailbox شروع به Synchronize شدن می‌کنند.

بله، منظور شما Mail Applet خود Windows / Outlook است، نه کنترل‌پنل هاست. مسیر صحیحی که باید داخل مقاله و تصاویر استفاده شود این است:

Start
Control Panel
All Control Panel Items
Mail (Microsoft Outlook)
Mail Setup - Outlook
Email Accounts
New

این مسیر در مستندات رسمی Microsoft نیز برای Classic Outlook تأیید شده است. (Microsoft Support)

بخش مقاله را بهتر است به این شکل اصلاح کنیم:

افزودن ایمیل از Control Panel ویندوز

برای اضافه‌کردن ایمیل هاست به Classic Outlook لازم نیست حتماً از داخل خود Outlook شروع کنید. می‌توانید تنظیمات Mail Profile را مستقیماً از Control Panel ویندوز باز کنید.

ابتدا از Start وارد:

Control Panel

شوید.

اگر Control Panel به‌صورت Category نمایش داده می‌شود، View by را روی یکی از حالت‌های زیر قرار دهید:

Large icons
Small icons

سپس گزینه زیر را باز کنید:

Mail (Microsoft Outlook)

پنجره زیر باز می‌شود:

Mail Setup - Outlook

روی:

Email Accounts

کلیک کنید.

Microsoft نیز برای مدیریت Accountهای Classic Outlook همین مسیر Control Panel > Mail > Email Accounts را مستند کرده است. (Microsoft Support)

ساخت Email Account جدید

در پنجره:

Account Settings

وارد Tab زیر شوید:

Email

سپس روی:

New

کلیک کنید.

Microsoft همین مسیر را برای ایجاد Account جدید از طریق Mail Applet ویندوز نیز معرفی کرده است. (Microsoft Support)

بعد از این مرحله اطلاعات اولیه حساب را وارد می‌کنید:

Your Name: Maral Host
Email Address: info@example.com
Password: EMAIL_PASSWORD
Retype Password: EMAIL_PASSWORD

اگر تنظیم خودکار موفق نبود یا لازم است Server و Portها را دستی وارد کنید، باید وارد تنظیمات Manual مربوط به POP/IMAP شوید.

برای Email Hosting پیشنهاد اصلی:

Account Type: IMAP

Incoming mail server:
mail.example.com

Outgoing mail server:
mail.example.com

User Name:
info@example.com

سپس تنظیمات Port و Encryption را براساس اطلاعات Mail Server وارد می‌کنیم:

در صورت استفاده Mail Server از SMTPS:

SMTP Port: 465
Encryption: SSL/TLS

یک نکته مهم هم باید داخل مقاله اضافه شود: گزینه SPA / Secure Password Authentication را صرفاً به‌دلیل شباهت نام آن با SSL فعال نکنید. Microsoft در عیب‌یابی حساب‌های IMAP نیز اشاره می‌کند که در بسیاری از تنظیمات معمول IMAP، گزینه SPA باید غیرفعال باشد. (Microsoft Support)

پس ترتیب تصاویر مقاله هم باید دقیقاً این باشد:

1. Start > Control Panel
2. All Control Panel Items > Mail (Microsoft Outlook)
3. Mail Setup - Outlook > Email Accounts
4. Account Settings > Email > New
5. Add Account
6. انتخاب IMAP / Manual Setup
7. واردکردن Incoming Server
8. واردکردن Outgoing SMTP
9. تنظیم Port و Encryption
10. واردکردن Username و Password
11. Test Account Settings
12. Finish

اتصال ایمیل در New Outlook

در نسخه جدید Outlook وارد:

View
View settings
Accounts
Your accounts

شوید.

یا در نسخه‌هایی که این مسیر از File قابل دسترسی است:

File
Account info
Accounts
Your accounts

سپس:

Add Account

را انتخاب کنید.

آدرس ایمیل را وارد کنید:

info@example.com

و روی:

Continue

کلیک کنید.

Microsoft همین مسیر را برای اضافه‌کردن حساب جدید در New Outlook مستند کرده است. (Microsoft Support)

اگر Outlook حساب را به‌صورت خودکار شناسایی کرد، Password را وارد کرده و مراحل را تکمیل کنید.

اگر سرویس شما به تنظیم دستی دقیق IMAP/SMTP نیاز دارد و New Outlook تنظیمات موردنیاز را در اختیار شما قرار نمی‌دهد، می‌توانید از Classic Outlook و Advanced Setup استفاده کنید.

SMTP Authentication

برای ارسال ایمیل، فقط واردکردن SMTP Server کافی نیست.

Mail Server معمولاً باید کاربر را Authenticate کند.

در بیشتر سرویس‌های Hosting:

Username: info@example.com
Password: Email account password

استفاده می‌شود.

اگر Authentication انجام نشود ممکن است خطاهایی مانند موارد زیر مشاهده شوند:

Relay access denied
Authentication required
Unable to authenticate

تست دریافت ایمیل

پس از اضافه‌شدن Account، از یک آدرس دیگر یک ایمیل به:

info@example.com

ارسال کنید.

سپس در Outlook:

Send / Receive

را اجرا کنید.

اگر پیام داخل Inbox قرار گرفت، Incoming Mail Server صحیح کار می‌کند.

تست ارسال ایمیل

از Outlook یک پیام آزمایشی به یک حساب خارجی ارسال کنید.

برای مثال:

Gmail
Outlook.com
Another company email

اگر پیام ارسال شد، تنظیمات SMTP نیز صحیح هستند.

بهتر است از حساب مقصد Reply نیز ارسال کنید تا ارسال و دریافت هر دو مسیر بررسی شوند.

تغییر تنظیمات Account بعد از ساخت

در Classic Outlook می‌توانید از:

File
Account Settings
Account Settings

وارد تنظیمات حساب شوید.

Email Account موردنظر را انتخاب کنید.

برای تغییر تنظیمات Server در نسخه‌های مختلف Classic Outlook ممکن است گزینه‌هایی مانند:

Change
Repair
Server Settings

نمایش داده شوند.

Microsoft نیز برای حساب‌هایی که قبلاً ساخته شده‌اند، امکان تغییر و Update کردن Account Settings را فراهم می‌کند. (Microsoft Support)

Username ایمیل چیست؟

در بیشتر سرویس‌های هاستینگ، Username باید آدرس کامل Email Account باشد.

صحیح:

info@example.com

نه:

info

البته اگر شرکت ارائه‌دهنده سرویس Username دیگری اعلام کرده باشد، همان مقدار را استفاده کنید.

دریافت ایمیل انجام می‌شود ولی ارسال نمی‌شود

اگر Inbox کار می‌کند اما ارسال Fail می‌شود، مشکل معمولاً مربوط به SMTP است.

موارد زیر را بررسی کنید:

SMTP Server
SMTP Port
Encryption
SMTP Authentication
Username
Password

تنظیم نمونه:

SMTP Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS
Username: info@example.com

ارسال انجام می‌شود ولی دریافت نمی‌شود

تنظیم Incoming Server را بررسی کنید:

Protocol: IMAP
Server: mail.example.com
Port: 993
Encryption: SSL/TLS
Username: info@example.com

همچنین بررسی کنید:

• Mailbox پر نشده باشد.
• Email Account فعال باشد.
• Password صحیح باشد.
• IMAP روی Mail Server فعال باشد.

Outlook مرتب Password درخواست می‌کند

ابتدا همان Username و Password را در Webmail امتحان کنید.

اگر ورود به Webmail نیز انجام نمی‌شود، مشکل احتمالاً مربوط به:

Username
Password
Mailbox status

است.

اگر Webmail کار می‌کند ولی Outlook نه، موارد زیر را بررسی کنید:

Incoming hostname
Outgoing hostname
Ports
Encryption
Authentication

Microsoft نیز هنگام مشکل در Password توصیه می‌کند ابتدا صحت Password و الزامات Provider مانند App Password را بررسی کنید. (Microsoft Support)

خطای Certificate

گاهی Outlook هنگام اتصال به Mail Server خطای Certificate نمایش می‌دهد.

برای مثال Outlook به:

mail.example.com

متصل شده، اما SSL Certificate برای:

server123.hosting-provider.com

صادر شده است.

در این شرایط به‌جای Accept کردن دائمی Certificate نامعتبر، Hostname صحیح SSL را از شرکت هاستینگ دریافت کنید.

ممکن است تنظیم صحیح:

Incoming Server: server123.hosting-provider.com
Outgoing Server: server123.hosting-provider.com

باشد، در حالی که Email Address همچنان:

info@example.com

است.

خطای Connection Timeout

اگر Outlook به Mail Server متصل نمی‌شود، از PowerShell اتصال به پورت‌ها را بررسی کنید.

IMAP:

Test-NetConnection mail.example.com -Port 993

SMTP 587:

Test-NetConnection mail.example.com -Port 587

SMTP 465:

Test-NetConnection mail.example.com -Port 465

خروجی موفق:

TcpTestSucceeded : True

اگر مقدار False باشد، موارد زیر را بررسی کنید:

• Hostname اشتباه نباشد.
• DNS صحیح باشد.
• Mail Server در دسترس باشد.
• Firewall پورت را نبسته باشد.
• ISP اتصال را محدود نکرده باشد.

بررسی DNS Mail Server

Resolve-DnsName mail.example.com

یا:

nslookup mail.example.com

باید IP صحیح Mail Server را نمایش دهد.

از پورت 25 برای Outlook استفاده کنیم؟

برای Email Clientها معمولاً SMTP Submission روی:

587

یا:

465

استفاده می‌شود.

پورت 25 عمدتاً برای ارتباط بین Mail Serverها استفاده می‌شود و ممکن است توسط ISPها یا شبکه‌ها محدود شده باشد.

تنظیم پیشنهادی:

587 + STARTTLS

یا در صورت اعلام Mail Provider:

465 + SSL/TLS

تنظیم POP3 در Outlook

اگر به دلایل خاص قصد استفاده از POP3 دارید، هنگام Advanced Setup گزینه:

POP

را انتخاب کنید.

تنظیم معمول امن:

Incoming Server: mail.example.com
Port: 995
Encryption: SSL/TLS

Outgoing Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS

Microsoft توضیح می‌دهد که POP معمولاً پیام‌ها را به یک Client دانلود می‌کند، در حالی که IMAP برای Synchronization بین Mail Server و چند دستگاه مناسب‌تر است. (Microsoft Support)

برای استفاده معمول پیشنهاد می‌شود IMAP انتخاب شود.

اتصال چند ایمیل هاست به Outlook

می‌توان چندین Email Account را به Outlook اضافه کرد.

برای مثال:

info@example.com
sales@example.com
support@example.com
billing@example.com

برای هر حساب:

File
Add Account

را اجرا کرده و مراحل را تکرار کنید.

حذف حساب از Outlook

در New Outlook:

Settings
Accounts
Your accounts
Manage
Remove

حذف Account از Outlook به‌معنی حذف خود Mailbox از Mail Server نیست؛ فقط اتصال آن از برنامه Outlook حذف می‌شود. (Microsoft Support)

قبل از حذف حساب POP3، درباره پیام‌هایی که فقط به‌صورت Local ذخیره شده‌اند احتیاط کنید.

تنظیم پیشنهادی نهایی برای ایمیل هاست

Email Address:
info@example.com

Username:
info@example.com

Incoming:
Protocol: IMAP
Server: mail.example.com
Port: 993
Encryption: SSL/TLS

Outgoing:
Protocol: SMTP
Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS

Authentication:
Username and password required

در صورت اعلام شرکت هاستینگ:

SMTP Port: 465
Encryption: SSL/TLS

نیز قابل استفاده است.

چک‌لیست اتصال ایمیل به Outlook

• Email Account روی هاست ساخته شده است.
• Password صحیح است.
• Hostname صحیح Mail Server مشخص است.
• IMAP روی پورت 993 تنظیم شده است.
• SSL/TLS برای IMAP فعال است.
• SMTP روی 587 یا 465 تنظیم شده است.
• Encryption مناسب SMTP انتخاب شده است.
• Username آدرس کامل ایمیل است.
• SMTP Authentication انجام می‌شود.
• Certificate معتبر است.
• دریافت ایمیل آزمایش شده است.
• ارسال ایمیل آزمایش شده است.
• Reply از یک Mail Server خارجی دریافت شده است.

مطالعات بیشتر

راهنمای رسمی Microsoft برای اضافه‌کردن Email Account در New و Classic Outlook: Add an email account to Outlook for Windows

راهنمای Microsoft برای رفع مشکلات تنظیم Email Account: Troubleshoot Outlook email setup

توضیح Microsoft درباره تفاوت IMAP و POP: What are IMAP and POP?

مقاله مرتبط در دانش‌نامه: آموزش اتصال ایمیل هاست به Thunderbird

جمع‌بندی

برای اتصال Email Hosting به Outlook، ابتدا آدرس ایمیل، Password و مشخصات Incoming و Outgoing Mail Server را از شرکت هاستینگ دریافت کنید.

در Classic Outlook برای تنظیم دستی وارد مسیر زیر شوید:

File
Add Account
Advanced options
Let me set up my account manually
IMAP

Microsoft این مسیر را برای حساب‌هایی که نیاز به واردکردن دستی نام Server، Port یا SSL دارند توصیه می‌کند. (Microsoft Support)

تنظیم پیشنهادی بیشتر Email Hostingها:

IMAP:
Server: mail.example.com
Port: 993
Encryption: SSL/TLS

SMTP:
Server: mail.example.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS

Username:
info@example.com

اگر Mail Provider پورت 465 را اعلام کرده باشد، SMTP می‌تواند با SSL/TLS روی پورت 465 تنظیم شود.

بعد از اضافه‌شدن حساب، هم دریافت ایمیل و هم ارسال به یک Mail Server خارجی را آزمایش کنید. اگر دریافت انجام می‌شود ولی ارسال ناموفق است، ابتدا SMTP Authentication، Username، Port و Encryption را بررسی کنید.