ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین (آموزش ساده)

از وقتی که اینترنت به وجود آمد و مظهر و نشانه ای از ارتباطات گسترده در جهان شد ایمیل ها همیشه یکی از اصلی ترین و مهمترین قابلیت ها در اینترنت بوده اند که به صورت رسمی برای مکاتبات در اینترنت از آنها استفاده می شده است. حتی در بعضی از موارد می توان شاهد این موضوع بود که ایمیل حتی قدرتی قبل از اینترنت دارد و اولین قابلیتی که اینترنت برای تکمیل آن به وجود آمد ارسال نامه ها از بستر شبکه بود. بعد از گذشت سالیان دراز و ایجاد شبکه های اجتماعی شاید ایمیل کمی کمرنگ شد باشد اما می توان گفت که از اهمیت آن چیزی کم نشده است و قابلیت های مهمی مانند ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین و یا هاست های دیگر برای سایت های اینترنتی که به صورت صحیح و اصولی ایمیل مارکتینگ را دنبال می کنند یک امر مهم به شمار می رود.

ایمیل مارکتینگ یکی از مواردی است که می تواند کمی پیچیده به نظر برسد و در صورتی که به درستی انجام نشود می تواند علاوه بر اتلاف وقت و انرژی شما حتی باعث اسپم شناخته شدن شما میز باشد و به عنوان یک ضد تبلیغ با آن برخورد شود. در اینجا است که باید به ارسال ایمیل های خود توجه ویژه ای داشته باشید. ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین موضوعی است که در این مقاله قصد داریم آن را با هم دنبال کنیم و به سراغ ویژگی های خوبی که در اختیار ما قرار می دهد برویم، اما بهتر است قبل از این که به سراغ آموزش این موضوع برویم لازم است که کمی در مورد این موضوع که ارسال ایمیل از سایت می تواند به چه روش های انجام شود و چه مزایای دارد صحبت کنیم.

 

ارسال ایمیل از سایت

وقتی که شما یک کسب و کار اینترنتی را مدیریت کنید، این موضوع که کاربران و مشتریانی که یک بار به سراغ سایت شما آمده اند و به محصولات شما علاقه مند بوده اند را برای این موضوعات دنبال کنید، به شما این امکان را خواهد داد که با کنترل صحیح کاربران فروش خود را بالا تر برده و کاربری که یک بار به سایت شما آمده است با این فرایند می تواند به یک مشتری وفادار که برای شما مشتری های دیگری را هم می فرستد و شما را به دوستان و آشنایان خود معرفی می کند تبدیل کنید. در این خصوص باید گفت راه و روش این کار پیچیدگی های خود را دارد و این موضوع که شما از چه آدرس ایمیل و پلتفرمی و با چه پلن هایی برای این کار استفاده کنید خود داستانی جدا دارد.

روش ها و تکنیک های مخلتفی برای ایمیل مارکتینگ وجود دارد و البته باید توجه داشته باشید که استفاده از این ویژگی ها به صورت ارسال ایمیل به لیست های مختلف به صورت چند هزار تایی نیست و اگر در این حوزه فعالیت داشته باشید. متوجه ای موضوع خواهید بود که این ایمیل ها جز اسپم های بی ارزش چیزی نیستند و شما به پلن های نیاز دارید که بتوانید آنها را اجرا کنید. ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین یکی از روش هایی است که شما می توانید برای پیاده سازی این پلن ها از آنها استفاده کنید.

در این خصوص باید گفت که ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین یکی از روش هایی است که از ایمیل سایت که می تواند یک ایمیل رسمی برای شما باشد استفاده خواهد کرد. در این روش ها شما ایمیلی را با دامنه سایت خود مورد استفاده قرار می دهید که به عنوان نماینده ای از طرف سایت شما است و باید گفت در صورتی که برای اینکار ایمیل هایی که ارائه دهندگان رایگان مانند Yahoo یا Gmail در اختیار شما قرار می دهند استفاده کنید به نوعی نشانه ای از آماتور بودن یا غیر حرفه ای بودن کسب و کار شما خواهد بود.

اکنون که می دانیم ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین و با استفاده از یک ایمیل سایت می تواند تا چه اندازه به ما کمک کند نوبت به این رسیده است که به سراغ استفاده از آن برویم و ببینیم که به صورت کلی چه روش هایی برای استفاده از این خدمات وجود دارند و چطور می توانیم از این امکان به نفع خود استفاده کنیم.

 

ویژگی های دایرکت ادمین برای ایمیل ها

هر چند که ارسال ایمیل سایت یکی از ویژگی ها و قابلیت های خوبی است که در خیلی از سایت ها در اختیار ما قرار می گیرد و می توانیم از آنها استفاده کنیم، اما باید توجه داشته باشیم که این موضوع که کنترل پنل ما می تواند چه امکاناتی را برای ما فراهم کند هم یکی از موارد مهم در این خصوص به شمار می آید و شما باید برای این که بتوانید ایمیل مارکتینگ خود را به صورت حرفه ای دنبال کنید به این موضوع توجه ویژه ای داشته باشید زیرا تنها استفاده از کنترل پنل معمولا به ما جواب نخواهد داد.

در مورد امکاناتی که دایرکت ادمین برای ایمیل در اختیار ما قرار می دهد و می توانیم به آنها اشاره کنیم باید به موارد متعددی اشاره داشت که می توان از آنها به ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین اشاره کرد. البته باید گفت که این همه ماجرا نیست و دایرکت ادمین به شما این اجازه را خواهد داد که از برنامه های واسطه ای که به عنوان Webmail ها در اختیار شما قرار می گیرد هم استفاده کنید و با آنها کاربران خود و ایمیل هایی که ارسال می کنند را به صورت کامل مدیریت کنید. از این طریق کارمندان یک سازمان می توانند از بخش های مختلف ایمیل هایی را برای کاربران ارسال کرده و به آنها این اطمینان را بدهند که هر بخشی در حال فعالیت منظم می باشد و این حس اطمینان را در کاربران ایجاد کنند.

همین طور مدیریت و پیگیری این مسئله بسیار ساده تر خواهد بود. اما باید گفت که برای پیاده سازی یک ایمیل مارکتینگ کامل در سطح سازمان شما به یک مجموعه اقدامات به صورت متمرکزتر و پیشرفته تر نیاز دارید تا بتوانید پلن های خود را با استفاده از آنها تنظیم کرده و باید ایمیل هایی که ارسال می کنید از سرور های قدرتمندی که مخصوص این کار باشند و اسپم نشوند استفاده کنید تا ایمیل های شما به صورت هدفمند به کاربران شما برسند. برای این منظور می توانید به سراغ سرویس هایی مانند سرویس ایمیل تجاری بروید که می تواند این امکانات را در اختیار شما قرار دهد.

اما در صورتی که بخواهید ایمیل هایی را برای لیست های مختلف و گروه های کاربری ای که دارید ارسال کنید می توانید به سراغ سرویس هایی که کنترل پنل شما به شما ارائه می کند رفته و از ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین برای این کار استفاده کنید. در ادامه در مورد این که دایرکت ادمین برای کنترل ایمیل ها به ما چه مواردی را ارائه می کند خواهیم پرداخت.

 

امکان ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین

در مورد اینکه در کنترل پنل دایرکت ادمین برای ایمیل چه مواردی در اختیار ما قرار می گیرد باید گفت که یکی از مهمترین بخش ها در دایرکت ادمین منوی مربوط به ایمیل ها می باشد که گزینه های مختلف و زیادی را دارد و شما می توانید از آن برای کار خود استفاده کنید. در صورتی که بخواهیم یک دسته بندی را روی سرویس هایی که در این زمینه ارائه می شوند داشته باشیم باید بگوییم که این موارد به دو دسته اصلی تقسیم می شوند که به این صورت می باشند:

1. امکانات کنترل اکانت های مربوط به برنامه های وب میل که کاربران از آنها استفاده می کنند.
2. خدمات مربوط به ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین و ارسال ایمیل ها مستقیما از طریق دایرکت ادمین.

در مورد اول ما با امکانات ساده کنترلی برای ایجاد و حذف پسورد ایمیل ها طرف هستیم که می توانند زینه ها و موارد مختلفی را در اختیار شما بگذارند و در واقع امکانات مدیریتی ایمیل ها هستند. اما در مورد دومین گزینه باید گفت که خود دایرکت ادمین به صورت مستقیم وارد عمل شده و می تواند برای شما کار های مربوط به ایمیل را انجام دهد.

در مورد تفاوت این دو دسته باید گفت که در مورد اول شما این امکان دارید تا اصل کار را در اختیار کاربران و کارمندان خود گذاشته و به آنها امکان استفاده از ایمیل ها را بدهید و خودتان درگیر فرایند ارسال نخواهید شد. اما در حالتی که از امکانات ارسال ایمیل در دایرکت ادمین استفاده کنید یا باید دسترسی به این بخش از کنترل پنل را در اختیار کارمندان خود قرار داده و یا این که خودتان کاری که باید انجام شود را انجام دهید که این موضوع می تواند حجم کاری را کمی بالاتر ببرد.

به طور خلاصه می توان گفت که موارد و امکاناتی که برای کنترل ایمیل ها در دایرکت ادمین در اختیار ما قرار می گیرد شامل این موارد می شود:

• کنترل اکانت های ایمیل
• کنترل فوروارد ها(Forwarders) که در صورت دریافت ایمیل از کاربر می توانند آنها را به آدرس های شخصی ایمیل کنند.
• تنظیم پاسخ دهنده های خودکار یا همان Autoresponder ها که در صورت دریافت ایمیل و یا رویدادی مانند ثبت نام یک ایمیل از پیش تنظیم شده به کاربر ارسال می شود.
• تنظیم فیلتر ها برای ایمیل های ارسالی و دریافتی
• تنظیمات مربوط به فیلتر کردن ایمیل های اسپم و موارد مربوط به ایمیل های مخرب
• لیست های ایمیل برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین

هر کدام از این قابلیت ها می تواند داستانی را برای خود داشته باشد که از میان آنها ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین موضوعی است که ما در این مقاله با هم دنبال خواهیم کرد.

 

آموزش ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین

همانطور که تا اینجای کار دیدیم ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین یکی از ویژگی های مهم و کاربردی به شمار می آید که شما می توانید از آن برای ارسال ایمیل با ایمیل رسمی سایت خود برای کاربران در گروه های مختلف استفاده کنید. در مورد این ویژگی باید گفت که با یکی از کارهایی طرف هستیم که شما باید خودتان آن را انجام دهید، و هر چند که این فرایند تا حدودی به صورت خودکار انجام می شود و عمده کار با سیستم است اما باید به ریزه کاری های زیادی در این رابطه توجه کرد.

در ادامه با هم مراحلی که باید برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین انجام شود را منتر لکرده و تنظیمات مربوط به هر بخش را ارائه می کنیم:

 

مرحله اول – ورود و ایجاد لیست ایمیل

همان طور که در بخش های قبلی هم به این موضوع اشاره کردیم، برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین از لیست های ایمیل استفاده می شود، یک لیست ایمیل فهرستی از ایمیل های دسته بندی شده به همراه یک نام مشخص است که می تواند برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین مورد استفاده قرار بگیرد و ایمیل های ما به آدرس هایی که در این لیست موجود است ارسال خواهد شد.

برای این که به سراغ این لیست ها برویم لازم است که ابتدا وارد کنترل پنل خود شویم. برای انجام این کار روش های مختلفی وجود دارد که در مقاله دایرکت ادمین چیست به بررسی آنها پرداختیم. اما برای این که ساده ترین روش ورود به دایرکت ادمین را داشته باشیم لازم است که ابتدا آدرس سایت را در مرورگر وارد کرده و عبارت :۲۲۲۲ را در انتهای آدرس بنویسیم و اینتر را بزنیم. با این کار صفحه لاین به ما نمایش داده شده و می توان با وارد کردن اطلاعات کاربری به کنترل پنل لاگین کرد.

بعد از لاگین شما داشبورد دایرکت ادمین را مشاهده می کنید که می تواند اطلاعاتی را در خصوص میزان پهنای باند و همینطور حجم مصرفی از فضای ذخیره سازی را به ما ارائه می کند. برای این که به سراغ لیست های ایمیل برویم لازم است که از منوی E-Mail Manager گزینه Mailing Lists را انتخاب کنیم تا به منویی برسیم که می تواند این کار را برای ما انجام دهد.

 

بعد از ورود به این صفحه شما می توانید تصویر زیر را مشاهده کنید:

 

در اینجا می توانید تمامی لیست های ایمیلی که از قبل وجود داشته اند را ببینند. در صورتی که برای اولین بار بخواهید کار ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین را انجام دهید، در این فهرست گزینه ای را مشاهده نمی کنید و این لیست ها خالی خواهند بود.

برای ایجاد یک لیست جدید لازم است که روی دکمه آبی رنگی که با لیبل Create Mailing List در بالای کادر ایمیل ها وجود دارد کلیک کرده تا فرم انتخاب نام لیست برای شما نمایش داده شود. در نظر داشته باشید که این نام همان ایمیلی خواهد بود که ایمیل ها از طریق آن ارسال می شود:

 

با انتخاب نام مورد نظر و وارد کردن آن یک لیست ایمیل برای شما ایجاد می شود که به سطر های لیست های موجود اضافه شده و شما می توانید مشخصات موجود در آن را مشاهده کنید.

 

مرحله دوم – وارد کردن اطلاعات در لیست

در دومین مرحله برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین لازم است که اطلاعات مربوط به گروهی که می خواهید کار ارسال ایمیل را برای آنها انجام دهید، را در این بخش وارد کنید. در مورد این موضوع که شما باید این لیست ها را از کجا گیر بیاورید باید گفت که بستگی به کاری دارد که شما می خواهید انجام دهید، بهترین گزینه برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین در صورتی که هدف شما تعامل بیشتر با کاربران است این است که از ایمیل هایی که از کاربران در سایت گرفته اید استفاده کنید. برای در یافت این ایمیل ها می تواند از پاپ آپ ها استفاده کنید که در مقاله ساخت پاپ آپ به صورت کامل به توضیح چگونگی استفاده از آنها پرداختیم.

در این خصوص باید گفت در صورتی که از بانک های ایملی که در اختیار شما قرار گرفته اند و آژانس های تبلیغاتی و دیجیتال مارکتینگ به شما ارائه می کنند استفاده می کنید، باید گفت که با آن کار صرفا وقت و انرژی خود را هدر می دهید و مطمئنا این روش های تعامل با کاربر و بازاریابی و مارکتینگ دیگر نمی تواند برای شما فایده ای داشته باشد و دوره این نوع از تبلیغات که بیشتر به هرزنامه شبیه بود تا ایمیل مارکتینگ گذشته است.

اکنون که ما دقیقا می دانیم باید چه ایمیل هایی را به چه کاربرانی ارسال کنیم وقت آن رسیده است که لیست های خود را ایجاد کنیم. برای ایجاد این لیست ها لازم است که روی نام لیست خود کلیک کرده تا وارد آن شوید. در این حالت شما با تصویر زیر مواجه خواهید شد:

 

در این بخش می توانید ببینید که دو بخش مختلف در اختیار ما قرار دارد که با نام های Subscribers و Digest Subscribers مشخص می شود. در این خصوص باید گفت که Subscriber ها یا مشترکین ما ایمیل هایی هستند که ما قصد داریم هم اکنون با استفاده از قابلیت ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین برای آنها ایمیل ارسال کنیم و Digest Subscriber ها هم ایمیل هایی هستند که می توان روی آنها یک زمانبندی خاص را اعمال کرد و به نوعی ایمیل هایی برای پلن ریختن روی آنها هستند ک ایمیل ها را دوره ای دریافت می کنند.

در ابتدای ورود ما به این صفحه این فهرست ها خالی خواهد بود و برای این که بتوانیم آنها را پر کنیم می توانیم روی دکمه آبی رنگی که با لیبل Add Subscriber نمایش داده می شود کلیک کنیم تا باکس زیر به نا نمایش داده شود:

 

در اینجا شما می توانید ایمیل مورد نظر و دسته بندی ای که این ایمیل باید داشته باشد را وارد کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

با این کار لیست ایمیل های شما برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین تکمیل می شود و ما می توانید از این لیست استفاده کنید.

 

مرحله سوم – تنظیمات لیست های ایمیل

اکنون ما لیست خود را ایجاد کرده ایم اما هنوز تنظیمات زیادی وجود دارد که باید روی این موارد پیاده سازی شود و می توان با کمک آنها به یک کیفیت بهتر برای لیستی که می خواهیم داشته باشیم دست پیدا کنیم. برای این که به این تنظیمات دسترسی داشته باشیم لازم است که در صفحه ای که فهرست لیست ها به ما نمایش داده می شود از انتهای سطح لیست مورد نظر روی آیکون مداد کلیک کنیم تا صفحه مورد نظر برای ما باز شود:

 

بعد از این کار شما به صفحه زیر منتقل خواهید شد که در آن می توانید گزینه های مختلفی را مشاهده کنید:

 

در این صفحه شما می توانید فیلد های مختلفی را ببینید که هر کدام از آنها کاری را برای شما انجام می دهند. در سه فیلد اول شما می توانید پسورد های ادمین و همین طور نام ایمیلی که برای Replay از آن استفاده می شود را ببینید که در واقع مربوط به دستورات کنترلی ای می باشد که از طریق Majordomo روی این ایمیل اعمال می شود.

در این رابطه باید گفت که Majordomo یک روش ارتباطی به وسیله ارسال ایمیل به سرور است که شما می توانید موارد مختلفی را در مورد این لیست ها، از طریق این ایمیل ها کنترل کنید و دستورات مربوط به خود را دارد.

Administrivia به شما کمک می کند که تعیین کنید که این لست یک لیست اداری است یا خیر در صورتی که این گزینه را تغییر دهید، بعضی از شرایط پیشفرض برای سایر تنظیمات نیز تغییر خواهد کرد. فیلد های تنظیمات مربوط به Digest تعیین کننده این است که ایمیل های زمانبندی شده شما که قرار است به صورت دوره ای ارسال شوند باید چه دوره تکراری داشته باشند و چه محدودیت هایی دارند. بهتر است که این ایمیل ها را به صورت روزانه ارسال نکنید و تکرار ارسال آنها را در رنج هفتگی نگه دارید که از نظر بازدهی هم به سطح قابل قبولی برسند.

 

اطلاعات و تنظیماتی که در بخش های Access ارائه می کنید تعیین کننده این موضوع است که چه کسی بتواند به این لیست ها دسترسی داشته باشد و از آن استفاده کند. در حالت باز هر کس که پیامی را به این لیست ها بفرستد برای تمامی اعضا ارسال خواهد شد. پس بهتر است که فیلد های مربوط به Access را کنترل کنید:

 

سایر موارد نیز مربوط به نمایش ایمیلی که ارسال می شود و ویژگی های بصری آن و همینطور بررسی موارد ممنوعه در این ایمیل ها می باشد. بعد از انجام این تنظمیات با کلیک روی دکمه سبز رنگ Save که در پایین این تب ها قرار دارند می توانید تنظیماتی که برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین اعمال کده اید را روی لیست خود ذخیره کنید.

 

مرحله چهارم – ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین

وقتی که لیست شما تنظیم شد و آماده به کار شد، کاری که باید انجام دهید این است که از آن برای ارسال ایمیل استفاده کنید. موضوعی که در خیلی از منابع به آن اشاره نشده است این است که چه طور می توانید این کار را انجام دهید و برای ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین باید چه کاری را انجام داد!؟

برای این که بتوانید ایمیلی را به لیست کاربران خود ارسال کنید، لازم است که متن ایمیل مورد نظر را به آدرس نام لیست ارسال کنید. با انجام این کار این ایمیل برای کلیه ایمیل هایی که در این لیست وجود دارد بر اساس تنظیماتی که آن را تعیین کرده اید ارسال خواهد شد. البته باید توجه داشته باشید که این ایمیل ها بر اساس تنظیمات انجام شده در مرحله قبلی ارسال می شوند.

در این حالت لازم است که شما موارد مربوطه را برای این تنظمیات در نظر داشته و ارسال خود را با توجه به آنها انجام دهید تا ایمیل با موفقیت به کاربران شما برسد.

 

نتیجه گیری

ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین موضوعی بود که در این مقاله آن را با هم بررسی کردیم و دیدیم که چطور این کار انجام می شود و اگر بخواهیم که ارسال انبوه ایمیل را روی کنترل پنل خود داشته باشیم باید چه کاری را انجام دهیم. برای انجام این کار شما باید ابتدا به سراغ Mail List های خود رفته، یک لیست جدید ایجاد کنید و بعد از آن که تنظیمات مربوطه را اعمال کردند با ارسال ایمیل به نام لیست این ایمیل برای اعضای لیست پخش خواهد شد.

البته باید گفت که ارسال ایمیل گروهی در دایرکت ادمین نسبت به سایر کنترل پنل ها مانند دایرکت ادمین دردسر های زیادتری را دارد و دشواری های آن تا حدودی بیشتر از سای کنترل پنل ها است. از همین رو در صورتی که قصد ارسال ایمیل برای مدیریت بخش ایمیل مارکتینگ سایت خود را دارید بهتر است که به سراغ سرویس دهندگانی بروید که این کار را به بهترین شکل ممکن انجام می دهند و ابزار هایی مانند ActiveCampaign و HubSpot می توانند گزینه هایی بسیار بهتر برای این کار باشند که هم ایمیل های آنها به صورت مطمئن به دست کاربران شما خواهد رسید و هم می توانید استراتژی های بیشتری را روی آنها پیاده سازی کنید و از مشکلاتی که در کنترل پنل وجود دارد هم راحت شوید.