مقدمه

اگر تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنید، می‌توانید با استفاده از Email Filter پیام‌های ورودی را به‌صورت خودکار دسته‌بندی کرده و به پوشه مشخصی منتقل کنید.

برای مثال می‌توان قانونی ایجاد کرد که تمام ایمیل‌های دریافتی از:

billing@example.com

به پوشه:

Billing

منتقل شوند.

این کار در MailEnable Webmail از طریق Mailbox Filtering و در Roundcube معمولاً از طریق قابلیت Filters / ManageSieve انجام می‌شود. فیلترهای MailEnable و فیلترهای Sieve در Roundcube در سمت Mail Server اجرا می‌شوند؛ بنابراین برای اجرای Rule نیازی نیست مرورگر یا Webmail باز باقی بماند.

کاربرد انتقال خودکار ایمیل‌ها

با استفاده از Filter می‌توان ایمیل‌ها را براساس موارد مختلف دسته‌بندی کرد؛ برای مثال:

برای مثال:

From:
billing@example.com

Action:
Move message to Billing

تفاوت Move و Copy

هنگام ایجاد Rule ممکن است دو گزینه مشاهده کنید:

Move message to folder

و:

Copy message to folder

در حالت Move پیام به پوشه مقصد منتقل می‌شود و نسخه اصلی آن در Inbox باقی نمی‌ماند.

در حالت Copy یک نسخه از پیام در پوشه مقصد ایجاد شده و نسخه اصلی نیز باقی می‌ماند. MailEnable هر دو Action را در Mailbox Filtering پشتیبانی می‌کند.

بخش اول: انتقال خودکار ایمیل در MailEnable

MailEnable امکان تعریف Mailbox Filter برای ایمیل‌های ورودی را فراهم می‌کند. در Webmail می‌توان برای یک Mailbox شرط تعیین کرد و سپس Action موردنظر مانند انتقال پیام به یک Folder را انتخاب کرد.

نمایش گزینه Filtering به Edition و تنظیمات MailEnable Server بستگی دارد. مدیر سرور نیز می‌تواند قابلیت Mailbox Filtering را برای کاربران Webmail فعال یا غیرفعال کند.

مرحله 1: ساخت پوشه مقصد در MailEnable

ابتدا وارد Webmail شوید.

قبل از ایجاد Filter بهتر است پوشه مقصد را ایجاد کنید.

برای مثال:

Billing

یا:

Support

پوشه در لیست Folderهای Webmail نمایش داده خواهد شد.

مرحله 2: ورود به بخش Filtering

در MailEnable Webmail وارد بخش تنظیمات یا Options شوید و گزینه:

Filtering

یا:

Mailbox Filtering

را باز کنید.

نام و محل دقیق این قسمت ممکن است با توجه به Skin و Version متفاوت باشد.

مستندات رسمی MailEnable این قسمت را برای مدیریت Filterهای Mailbox در Webmail معرفی می‌کنند.

مرحله 3: فعال کردن Mailbox Filtering

در صورت نمایش گزینه:

Enable Mailbox Filtering

یا:

Enable Custom Mailbox Filtering

آن را فعال کنید.

سپس:

New Filter

یا:

Add

را انتخاب کنید.

مرحله 4: تعیین نام Filter

برای Filter یک نام مشخص انتخاب کنید.

برای مثال:

Move Billing Emails

یا:

Support Messages

نام مناسب باعث می‌شود در آینده مدیریت چندین Rule ساده‌تر باشد.

مرحله 5: انتخاب شرط Filter

MailEnable امکان بررسی قسمت‌های مختلف پیام را فراهم می‌کند؛ از جمله:

Message From
Message To
Message CC
Message TO or CC
Message Subject Contains
Message Contains
Attachments

برای مثال اگر می‌خواهید تمام ایمیل‌های ارسال‌شده از:

billing@example.com

به یک پوشه منتقل شوند، شرط را روی Sender تنظیم کنید.

نمونه:

Message From:
billing@example.com

مرحله 6: انتخاب Action

در قسمت Action گزینه:

Move message to folder

را انتخاب کنید.

سپس Folder مقصد را مشخص کنید.

برای مثال:

Billing

در نهایت Filter را Save کنید.

MailEnable پس از Match شدن Rule، پیام را به Folder انتخاب‌شده منتقل می‌کند.

نمونه کامل Filter در MailEnable

فرض کنید می‌خواهیم تمام پیام‌های ارسال‌شده از بخش حسابداری یک شرکت وارد پوشه Billing شوند.

تنظیم به شکل زیر خواهد بود:

Filter Description:
Move Billing Emails

Criteria:
Message From

Value:
billing@example.com

Action:
Move message to folder

Folder:
Billing

بعد از ذخیره، ایمیل‌های جدیدی که با این Rule مطابقت داشته باشند به‌صورت خودکار وارد پوشه Billing خواهند شد.

انتقال ایمیل براساس Subject

همچنین می‌توانید پیام‌ها را براساس Subject منتقل کنید.

فرض کنید تمام Ticketها دارای عبارت زیر هستند:

[Ticket]

Filter:

Criteria:
Message Subject Contains

Value:
[Ticket]

Action:
Move message to folder

Folder:
Support

در این حالت ایمیل‌هایی که Subject آن‌ها شامل [Ticket] باشد وارد پوشه Support می‌شوند.

انتقال ایمیل براساس Recipient

می‌توان براساس آدرس مقصد نیز Rule ایجاد کرد.

برای مثال:

Message To:
sales@example.com

Action:

Move message to folder:
Sales

این روش برای Mailboxهایی که چند Alias یا Recipient مختلف دارند کاربردی است.

انتقال ایمیل به Junk

MailEnable Action مخصوصی برای انتقال پیام به Junk نیز دارد:

Move message to Junk E-mail folder

همچنین می‌توان پیام را به:

Quarantine

منتقل کرد.

مشکل Move message to folder در MailEnable

اگر Filter اجرا می‌شود اما پیام وارد Folder نمی‌شود، مسیر Folder را بررسی کنید.

در بعضی سناریوها، مخصوصاً برای Folderهای تو در تو، باید مسیر کامل Folder وارد شود.

برای مثال:

\Inbox\Customers

و برای Folder عمیق‌تر:

\Inbox\Customers\Billing

MailEnable به‌طور مشخص اعلام کرده است که وارد کردن مسیر ناقص Folder می‌تواند باعث کار نکردن Action مربوط به Move یا Copy شود.

بخش دوم: انتقال خودکار ایمیل در Roundcube

Roundcube به‌خودی‌خود موتور پردازش Mailbox Rule نیست. در بسیاری از سرورها قابلیت Filter از طریق Plugin رسمی:

managesieve

در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

این Plugin با استفاده از پروتکل ManageSieve، Filterهای سمت سرور را مدیریت می‌کند و بخش Filters را به Settings اضافه می‌کند.

مرحله 1: ساخت پوشه مقصد در Roundcube

ابتدا وارد Roundcube شوید.

در قسمت:

Mail

یک Folder جدید بسازید.

برای مثال:

Newsletters

یا:

Support

بهتر است Folder قبل از ایجاد Rule وجود داشته باشد، زیرا Action مربوط به انتقال پیام معمولاً Folder موجود را انتخاب می‌کند.

مرحله 2: ورود به Filters

وارد:

Settings

شوید.

اگر ManageSieve روی Server فعال باشد، گزینه:

Filters

نمایش داده می‌شود.

Plugin رسمی ManageSieve دقیقاً برای اضافه کردن بخش Filters به تنظیمات Roundcube طراحی شده است.

مرحله 3: ساخت Filter جدید

در بخش:

Filters

روی گزینه ایجاد Filter جدید کلیک کنید.

ممکن است دکمه به شکل:

Create

یا علامت:

+

نمایش داده شود.

برای Rule یک نام تعیین کنید.

مثال:

Billing Emails

مرحله 4: تعیین Scope

Roundcube امکان تعیین نحوه Match شدن Ruleها را فراهم می‌کند.

معمولاً گزینه‌هایی مانند موارد زیر دیده می‌شوند:

Matching all of the following rules

یا:

Matching any of the following rules

و در برخی تنظیمات:

All messages

این گزینه مشخص می‌کند در صورت تعریف چند شرط، آیا همه آن‌ها باید Match شوند یا Match شدن یکی از آن‌ها کافی است.

مرحله 5: تعیین شرط

برای مثال می‌خواهیم پیام‌های:

newsletter@example.com

به پوشه Newsletters منتقل شوند.

Rule:

From
contains
newsletter@example.com

مرحله 6: تعیین Action

در قسمت:

Actions

گزینه:

Move message to

را انتخاب کنید.

این Action به‌صورت رسمی در Plugin ManageSieve Roundcube وجود دارد.

سپس Folder:

Newsletters

را انتخاب کنید.

در نهایت Rule را Save کنید.

نمونه کامل Filter در Roundcube

تنظیم:

Filter Name:
Newsletter

Rule:
From
contains
newsletter@example.com

Action:
Move message to

Folder:
Newsletters

از این پس پیام‌های جدیدی که از این Sender دریافت شوند توسط Sieve به Folder مشخص‌شده منتقل خواهند شد.

انتقال ایمیل براساس Subject در Roundcube

مثلاً می‌خواهیم پیام‌هایی که Subject آن‌ها شامل عبارت زیر است:

Invoice

به پوشه Billing منتقل شوند.

تنظیم:

Subject
contains
Invoice

Action:

Move message to
Billing

انتقال ایمیل براساس Recipient

برای مثال:

To
contains
support@example.com

Action:

Move message to
Support

این روش برای دسته‌بندی ایمیل‌هایی که برای Aliasهای مختلف دریافت می‌شوند مفید است.

استفاده از چند شرط در Roundcube

فرض کنید فقط پیام‌هایی باید منتقل شوند که:

Sender:

billing@example.com

باشد و Subject نیز شامل:

Invoice

باشد.

Scope را روی Match شدن تمام Ruleها قرار دهید:

Matching all of the following rules

سپس:

From
contains
billing@example.com

و:

Subject
contains
Invoice

Action:

Move message to
Billing

Stop evaluating rules چیست؟

در بعضی نسخه‌های ManageSieve گزینه‌ای مانند:

Stop evaluating rules

وجود دارد.

اگر این گزینه فعال شود، بعد از Match شدن Rule فعلی، Ruleهای بعدی برای همان پیام پردازش نمی‌شوند.

این گزینه زمانی مفید است که چندین Filter دارید و نمی‌خواهید یک پیام توسط چند Rule مختلف جابه‌جا شود.

ترتیب Filterها مهم است

اگر چند Rule دارید، ترتیب آن‌ها می‌تواند روی نتیجه نهایی تأثیر داشته باشد.

برای مثال:

Rule 1:
All messages from example.com -> Customers

و:

Rule 2:
billing@example.com -> Billing

اگر Rule اول زودتر اجرا شود و پردازش Ruleها متوقف شود، ممکن است پیام دیگر به Billing منتقل نشود.

بنابراین Ruleهای اختصاصی‌تر را معمولاً بالاتر از Ruleهای عمومی قرار دهید.

گزینه Filters در Roundcube وجود ندارد

اگر مسیر:

Settings
Filters

وجود ندارد، معمولاً قابلیت ManageSieve برای آن Roundcube یا Mail Server فعال نشده است.

Plugin رسمی Roundcube باید به Sieve Server متصل شود. تنظیم پیش‌فرض Plugin برای ManageSieve از Host مشخص‌شده توسط مدیر سیستم استفاده می‌کند و در صورت تعیین نشدن Port، Port استاندارد ManageSieve یعنی 4190 به‌عنوان fallback در نظر گرفته می‌شود.

بنابراین نبودن Filters لزوماً مشکل حساب ایمیل نیست و ممکن است قابلیت مربوطه از سمت Hosting Provider ارائه نشده باشد.

تفاوت Filter در Roundcube و Filter داخل نرم‌افزار Outlook

Filter ایجادشده توسط Roundcube/ManageSieve:

Mail Server
   |
   +-- Sieve Rule
   |
   +-- Billing
   +-- Support
   +-- Newsletters

در سمت Server اجرا می‌شود.

اما بعضی Ruleهای Outlook ممکن است فقط زمانی اجرا شوند که خود Outlook باز و در حال کار باشد.

برای Email Hosting، استفاده از Filter سمت Server معمولاً گزینه مناسب‌تری برای دسته‌بندی دائمی Mailbox است.

آیا Filter روی ایمیل‌های قبلی هم اجرا می‌شود؟

معمولاً خیر.

Mailbox Filter یا Sieve Rule عمدتاً هنگام دریافت پیام جدید اجرا می‌شود.

بنابراین اگر قبل از ساخت Rule صدها ایمیل داخل Inbox وجود داشته باشد، ایجاد Filter باعث انتقال خودکار همه پیام‌های قبلی نمی‌شود.

برای ایمیل‌های قبلی باید آن‌ها را انتخاب کرده و به‌صورت دستی Move کنید.

تست Rule

بعد از ایجاد Filter، یک Email آزمایشی ارسال کنید.

برای مثال اگر Rule براساس:

From:
billing@example.com

ایجاد شده است، یک پیام جدید از همین Sender ارسال کنید.

سپس پوشه:

Billing

را بررسی کنید.

اگر Rule صحیح باشد، پیام جدید باید مستقیماً وارد Folder تعیین‌شده شود.

Filter کار نمی‌کند

در صورت اجرا نشدن Rule موارد زیر را بررسی کنید:

خطای Folder در MailEnable

در MailEnable اگر Folder تو در تو است، مسیر کامل را بررسی کنید.

مثال:

\Inbox\Customers\Billing

نه فقط:

Billing

در صورت نیاز مدیر Server می‌تواند Post Office Debug Log را نیز بررسی کند تا مشخص شود کدام Filter اجرا شده و چه Actionی انجام داده است.

Filter در Roundcube ذخیره نمی‌شود

اگر هنگام Save کردن Filter خطای ارتباط مشاهده می‌شود، ممکن است Roundcube نتواند به ManageSieve Server متصل شود.

مدیر Server باید مواردی مانند:

ManageSieve service
ManageSieve hostname
Port 4190
Authentication
TLS
Firewall

را بررسی کند.

تنظیمات رسمی Plugin امکان تعیین Host، TLS و Authentication مربوط به ManageSieve را فراهم می‌کنند.

چند نمونه کاربردی

انتقال فاکتورها

Condition:
Subject contains Invoice

Action:
Move message to Billing

انتقال ایمیل‌های پشتیبانی

Condition:
To contains support@example.com

Action:
Move message to Support

انتقال اعلان‌های سرور

Condition:
From contains monitoring@example.com

Action:
Move message to Server Alerts

انتقال خبرنامه‌ها

Condition:
From contains newsletter@example.com

Action:
Move message to Newsletters

چک‌لیست نهایی

مطالعات بیشتر

مستند رسمی MailEnable درباره Mailbox Filtering:
Mailbox Filtering — MailEnable

مستند رسمی MailEnable درباره Filter Actions:
Filter Actions — MailEnable

راهنمای رسمی MailEnable برای مشکل Move Message to Folder:
Mailbox filtering action – Move message to folder — MailEnable

مستند رسمی Plugin ManageSieve در پروژه Roundcube:
Roundcube ManageSieve Plugin

جمع‌بندی

برای انتقال خودکار ایمیل‌های جدید به یک Folder می‌توان از Filter سمت Server استفاده کرد.

در MailEnable مسیر کلی به شکل زیر است:

Webmail
Settings / Options
Filtering
New Filter
Criteria
Move message to folder
Save

در Roundcube، در صورتی که ManageSieve توسط Mail Server فعال باشد:

Roundcube
Settings
Filters
Create Filter
Rule
Move message to
Save

برای مثال:

From:
billing@example.com

Action:
Move message to Billing

پس از ذخیره Rule، پیام‌های جدیدی که با شرط تعیین‌شده مطابقت داشته باشند به‌صورت خودکار به Folder موردنظر منتقل می‌شوند.

اگر گزینه Filtering در MailEnable یا Filters در Roundcube وجود ندارد، ابتدا باید فعال بودن Mailbox Filtering یا ManageSieve از سمت Mail Server بررسی شود.